Шаблон счёта на умру: что в нём указать (бесплатный Excel)

В марте звонит сын паломника. Отец заплатил «почти всё», говорит он, и хочет знать, сколько осталось. Вы открываете счёт, отправленный в ноябре. В нём одна строка — Пакет умры, 1 490 € — и больше ничего. Три платежа наличными с тех пор записаны в блокноте, в чате WhatsApp и в чьей-то памяти.

Обычный шаблон счёта для турагентства рассчитан на поездку, которую оплачивают разом. Пакет умры оплачивают месяцами, обычно не один человек и часто наличными. Счёт должен хранить эту историю — иначе каждый вопрос об остатке превращается в поиски.

Коротко: в счёте на умру нужны пять блоков — ваше агентство, паломник и выезд, что продано, полученные платежи и остаток к оплате. В бесплатном шаблоне счёта есть все пять, и остаток он считает сам.

Что должно быть в счёте на умру

Блок	Что писать	Почему это важно
1. Агентство и номер счёта	Название, адрес, ИНН или регистрационный номер, сквозной номер счёта, дата выставления и срок оплаты	Номер по порядку — первое, о чём спросит бухгалтер
2. Паломник и выезд	Имя точно как в паспорте, контакт, группа, даты поездки, тип номера	«Умра, март» уже не хватает, когда у вас два выезда в месяц
3. Что продано	Пакет по типу номера, затем каждая доплата отдельной строкой; НДС, если он к вам применяется	Четырёхместный и двухместный номер — разные цены, и в счёте должно быть видно, какой купили
4. Полученные платежи	Предоплата и каждый взнос: дата, способ, сумма, номер квитанции	Этого блока нет в обычных шаблонах
5. Остаток к оплате	Итог минус платежи и срок оплаты	Единственная цифра, которая на самом деле нужна паломнику

Платите ли вы НДС и по какой ставке, зависит от страны и от того, как там облагаются туристические пакеты. Спросите бухгалтера, прежде чем переписывать ставку из чужого счёта. И помните: квитанция из таблицы или программы не заменяет кассовый чек там, где он обязателен, — например, в России при расчётах с физическими лицами (54-ФЗ).

Как заполнять шаблон

1. Заведите нумерацию и никогда не используйте номер повторно. 2026-0001, 2026-0002 и так далее. Если счёт аннулирован, оставьте его номер и отметьте счёт как аннулированный.
2. Пишите имя так, как оно написано в паспорте. То же написание уходит в визовый файл и в список пассажиров. Три варианта имени одного паломника создают проблемы в аэропорту, а не в бухгалтерии.
3. Указывайте тип номера в строке. «Пакет умры — четырёхместный номер», потому что разница между четырёхместным и двухместным — это реальные деньги. Откуда берётся эта разница, показано в статье Как рассчитать цену пакета умры.
4. Записывайте каждый платёж в день поступления — со способом оплаты и номером квитанции. Наличные — в первую очередь.
5. Отправляйте обновлённый счёт после каждого взноса. Паломник, который читает «Оплачено 1 100 €, остаток 390 €, до 1 марта», платит без звонка-напоминания.

В шаблоне уже есть такой пример:

	Сумма
Пакет умры — четырёхместный номер	1 490 €
Предоплата, наличные	− 300 €
Взнос 2, банковский перевод	− 400 €
Взнос 3, наличные	− 400 €
Остаток к оплате	390 €

Впишите свои данные в жёлтые ячейки — итоги пересчитаются сами. Когда срок оплаты прошёл, остаток становится красным.

Предложение, счёт или квитанция: какой документ когда

Документ	Когда	Что в нём
Коммерческое предложение	До решения	Предложение: даты, отели, цена по типам номеров
Счёт	Когда бронь подтверждена	Сколько нужно заплатить и сколько уже оплачено
Квитанция	Каждый раз, когда приходят деньги	Что эта сумма получена в этот день этим способом

Некоторые агентства между предложением и счётом отправляют ещё и счёт-проформу. Правила о том, когда нужно выставлять счёт, в разных странах разные, поэтому по срокам слушайте бухгалтера. Если вам нужен ещё и первый документ, начните с шаблона коммерческого предложения на умру.

Четыре ошибки, которые стоят агентствам денег

• Один счёт на всю семью без имён. Когда один из семьи отказывается, никто не может сказать, какая доля была его. Указывайте каждого паломника — строкой или отдельным счётом.
• Наличные без номера квитанции. Спорным всегда оказывается тот платёж, которого нет ни у кого в записях.
• Нет срока оплаты. «До вылета» — это не дата. У виз и билетов есть сроки; у остатка они тоже должны быть.
• Перезапись уже отправленного счёта. Исправляйте его новым документом, чтобы история сохранилась.

Когда счёта в таблице уже не хватает

Шаблон подходит для одного-двух выездов. Дальше начинается копирование: имена из списка паломников, цена из пакета, платежи из блокнота — и каждая копия — это шанс ошибиться.

В Ziyara счёт не набирают — он формируется из записей, которые у вас уже есть. Платежи записываются на каждого паломника на любом тарифе, поэтому остаток всегда актуален. На тарифе Professional вы выставляете счета в PDF с вашим логотипом, настраиваете планы рассрочки и печатаете квитанцию на каждый платёж. График напоминаний, который к этому прилагается, описан в статье Рассрочка и оплаты паломников, а остальная оценка — в руководстве по выбору программы для агентства умры. Цены — на странице тарифов.

Частые вопросы

Что должно быть в счёте на умру?

Реквизиты агентства и сквозной номер счёта, имя паломника как в паспорте, выезд и тип номера, пакет и доплаты отдельными строками, каждый полученный платёж с датой и способом и остаток к оплате со сроком.

Есть ли бесплатный шаблон счёта на умру в Excel?

Да. Шаблон Ziyara — бесплатный файл .xlsx на десяти языках. В нём перечислены пакет и доплаты, записываются предоплата и взносы, считается остаток, а после срока оплаты он становится красным. Регистрация не нужна.

Выставлять счёт на каждого паломника или на семью?

Подойдёт и то и другое, если каждый паломник назван. Счёт на каждого проще, когда члены семьи платят отдельно или кто-то из них отказывается. Один счёт на семью подходит, когда за всех платит один человек, — при условии, что каждый паломник указан отдельной строкой.

Включают ли пакеты умры НДС?

Зависит от страны. В одних странах турагентства облагаются налогом с маржи, а не с полной цены пакета, а некоторые услуги могут быть освобождены. Спросите бухгалтера и оставьте ставку НДС в шаблоне равной нулю, пока не будете знать точно.