Прибыль с группы умры: что вы планировали и что заработали на самом деле

Группа вернулась в воскресенье. Все довольны, отель был рядом с Харамом, автобус приходил вовремя. В понедельник владелец смотрит на банковский счёт и не может сказать, принёс выезд семь тысяч евро или две. В расчёте цены написано семь. Счёт не говорит ничего, потому что в нём перемешаны три выезда и аренда офиса.

Расчёт цены показывает, сколько группа должна заработать. Только учёт, который ведётся по каждому выезду, показывает, сколько она заработала на самом деле, — и эти два числа никогда не совпадают.

Коротко: заведите для каждого выезда свой учёт. Записывайте каждый расход на группу в тот день, когда вы о нём договорились, считайте доход как полученные деньги, а не как цену, умноженную на число паломников, и после возвращения сравните результат с расчётом цены строка за строкой. Разница — это то, из чего складывается цена следующего сезона.

Плановая маржа — это прогноз, а не результат

Расчёт цены предполагает полный автобус, курс валюты на день предложения и никаких сюрпризов. В наших статьях о ценах используется такой пример: 45 паломников, реальная себестоимость 1 280 € на человека, цена 1 490 € и запас 4% от себестоимости (пошагово — в статье Как рассчитать цену пакета умры).

План, 45 паломников	Сумма
Доход, 45 × 1 490 €	67 050 €
Расходы, 45 × 1 280 €	57 600 €
Запас, 4% от себестоимости	2 304 €
Плановая маржа	7 146 €

Это 158,80 € на паломника. Хороший план. И число, которое существует только на бумаге, пока группа не съездила.

Та же группа после возвращения

Теперь предположим, что три места остались пустыми, отель оплачивали в риалах по худшему курсу, чем в предложении, а двум паломникам, прилетевшим более поздним рейсом, понадобился отдельный трансфер.

Что было на самом деле, 42 паломника	Сумма
Доход, 42 × 1 490 €	62 580 €
Визы, страховка и перелёт, 42 × 870 €	36 540 €
Отели, законтрактованы на 45	12 600 €
Транспорт, зиярат и гид	5 850 €
Курсовая разница при оплате отеля	410 €
Дополнительный трансфер из аэропорта	160 €
Фактическая прибыль	7 020 €

Результат близок к плану — но только потому, что был запас. Вот куда он ушёл:

Куда ушла маржа	Сумма
Три пустых места (по 1 490 € не получено и по 870 € не потрачено на каждое)	1 860 €
Курс валюты	410 €
Дополнительный трансфер	160 €
Итого	2 430 €

Запас составлял 2 304 €. Сюрпризы — 2 430 €. Одни только три пустых места съели четыре пятых запаса, потому что номера в отеле и автобус уже были оплачены: каждое пустое место стоило 620 €, а не те 158,80 € маржи, о которых можно было бы подумать.

Без учёта по этому выезду владелец знал бы только, что «всё прошло нормально». С учётом у него есть два решения на следующий сезон: закрывать регистрацию с листом ожидания, а не надеяться на последние три места, и договариваться о цене отеля в той валюте, в которой вы продаёте, — или закладывать курсовой риск в цену.

Как вести учёт по каждому выезду

1. Записывайте расход, когда договорились, а не когда заплатили. Договор с отелем, смета на автобус и гонорар гида — это расходы этой группы с того дня, когда вы сказали «да». Укажите поставщика и срок оплаты и отмечайте расход как неоплаченный, пока деньги не ушли.
2. Дайте каждому расходу категорию. Перелёты, отели, визы, транспорт, питание, гид, реклама. После трёх групп категории покажут, какая строка «плывёт».
3. Считайте доход как полученные деньги. Сорок пять регистраций — это не сорок пять платежей. Записывайте каждый платёж на паломника, чтобы доходом группы было то, что действительно поступило (Рассрочка и оплаты паломников).
4. Относите общие расходы туда, где им место. Сбор, который покрывает два выезда, делится между ними. Аренда офиса и зарплаты вообще не расходы группы — держите их на уровне агентства.
5. Закрывайте группу после возвращения. Через две недели после прилёта, когда пришёл последний счёт поставщика, посмотрите на три числа: прибыль, прибыль на паломника и прибыль как долю дохода.

Расходы, которые так и не попадают в учёт

Эти строки агентства чаще всего пропускают, и каждая делает группу выгоднее, чем она была:

• Перелёт, номер и виза самого гида, а не только его гонорар.
• Бесплатные места — руководитель группы или уважаемый человек общины, который едет бесплатно.
• Банковские и платёжные комиссии, а также стоимость получения денег из-за границы.
• Сумки, ихрамы, бейджи и SIM-карты, которые раздают перед вылетом.
• Возвраты паломникам, которые отказались, и то, что поставщики всё равно оставили себе.
• Курс валюты между днём предложения и днём оплаты.

В статье Сколько стоит пакет умры: разбор по статьям перечислены все строки, которые должны быть в пакете; в бесплатном листе расчёта стоимости пакета они собраны в таблице.

Прибыль группы — это не прибыль агентства

Выезд, который принёс 7 020 €, не принёс агентству 7 020 €. Аренда, зарплаты, программы, реклама и бухгалтер оплачиваются из суммы всех групп. Хватает ли этой суммы — отдельный вопрос; ответ на него — в статье Прибыльно ли агентство умры?, где на тех же цифрах разобран первый год.

Держите два уровня отдельно. Прибыль группы показывает, какие выезды, цены и отели работают. Прибыль агентства показывает, достаточно ли их у вас.

Где Ziyara помогает — а где нет

В Ziyara платежи записываются на каждого паломника на любом тарифе, поэтому доход группы — это всегда то, что получено. На тарифе Professional каждый расход записывается на группу с категорией и поставщиком, неоплаченный расход остаётся на виду как счёт поставщика, пока вы его не оплатите, а экран прибыли показывает полученные платежи, записанные расходы и разницу по каждому выезду. Финансовый отчёт выгружается в PDF для бухгалтера.

Чего Ziyara не делает: это не бухгалтерская программа. Она не ведёт бухгалтерский учёт, не сдаёт налоговую отчётность и не подключена к бухгалтерской системе — бухгалтерию по-прежнему ведёт ваш бухгалтер. И показанная прибыль полна ровно настолько, насколько полно вы записали расходы: группа без внесённых расходов выглядит прибыльнее, чем была. Полный чек-лист для выбора системы — в руководстве по программам для агентств умры и хаджа; цены — на странице тарифов.

Частые вопросы

Как посчитать прибыль с группы умры?

Сложите деньги, фактически полученные от паломников этой группы, и вычтите все расходы, записанные на выезд: перелёты, визы, отели, транспорт, гида, питание и дополнительные траты. Офисные расходы не включайте — они относятся к агентству, а не к группе.

Сколько стоит пустое место?

Больше, чем маржа на одном паломнике. В нашем примере проданное место приносит 1 490 €, а пустое не экономит ни на отеле, ни на автобусе, поэтому каждое пустое место стоит 620 € — цена минус 870 € на визу, страховку и перелёт, которые не пришлось покупать.

Какую маржу должна давать группа умры?

Стандартной цифры нет. Наш пример планирует около 11% от цены после запаса в 4% и с тремя пустыми местами заканчивается примерно на 11% от меньшего дохода. Опирайтесь на собственные сметы поставщиков и решайте, какая маржа вам нужна, исходя из своих постоянных расходов.

Нужно ли включать аренду офиса и зарплаты в прибыль группы?

Нет. Прибыль группы показывает, что дал конкретный выезд. Аренда, зарплаты и реклама покрываются вкладом всех групп вместе — поэтому прибыльная группа ещё не гарантирует прибыльный год.

Когда закрывать группу?

Когда пришёл последний счёт поставщика и закрыт последний платёж или возврат паломнику — обычно в течение нескольких недель после возвращения. Закрыть группу, пока детали свежи, — это и делает цифры полезными для следующего расчёта цены.