Oleh Ahmed, Pendiri Ziyara Terakhir diperbarui 8 Oktober 2026
Di halaman ini
Anak seorang jamaah menelepon di bulan Maret. Ayahnya sudah membayar "sebagian besar", katanya, dan ia ingin tahu sisanya berapa. Anda membuka faktur yang dikirim bulan November. Isinya satu baris — Paket umroh, 1.490 € — dan tidak ada yang lain. Tiga pembayaran tunai sejak itu tercatat di buku tulis, di obrolan WhatsApp, dan di ingatan seseorang.
Template faktur travel yang umum dibuat untuk perjalanan yang dibayar sekaligus. Paket umroh dibayar berbulan-bulan, sering oleh lebih dari satu orang, dan sering tunai. Faktur harus memuat riwayat itu; kalau tidak, setiap pertanyaan soal sisa tagihan berubah menjadi pencarian.
Singkatnya: faktur umroh butuh lima bagian — travel Anda, jamaah dan keberangkatannya, apa yang dijual, pembayaran yang sudah diterima, dan sisa tagihan. Template faktur gratis memuat kelimanya dan menghitung sisa tagihan untuk Anda.
Isi sebuah faktur umroh
| Bagian | Yang ditulis | Mengapa penting |
|---|---|---|
| 1. Travel dan nomor faktur | Nama, alamat, NPWP atau nomor izin, nomor faktur berurutan, tanggal terbit, dan jatuh tempo | Nomor yang berurutan adalah hal pertama yang diminta akuntan Anda |
| 2. Jamaah dan keberangkatan | Nama persis seperti di paspor, kontak, grup, tanggal perjalanan, tipe kamar | "Umroh, Maret" tidak cukup begitu Anda punya dua keberangkatan sebulan |
| 3. Apa yang dijual | Paket menurut tipe kamar, lalu setiap tambahan di barisnya sendiri; PPN jika berlaku bagi Anda | Quad dan double harganya berbeda — faktur harus menyebut mana yang dibeli |
| 4. Pembayaran diterima | DP dan setiap cicilan: tanggal, metode, jumlah, nomor kuitansi | Inilah bagian yang tidak dimiliki template umum |
| 5. Sisa tagihan | Total dikurangi pembayaran, beserta tanggal jatuh temponya | Satu-satunya angka yang benar-benar ingin diketahui jamaah |
Apakah Anda memungut PPN dan berapa tarifnya bergantung pada negara Anda dan cara paket perjalanan dipajaki di sana. Tanyakan kepada akuntan sebelum menyalin tarif dari faktur travel lain.
Cara mengisi template
- Mulailah urutan nomor dan jangan pernah memakai satu nomor dua kali. 2026-0001, 2026-0002, dan seterusnya. Jika faktur dibatalkan, nomornya tetap dan fakturnya ditandai batal.
- Tulis nama seperti ejaan di paspor. Ejaan yang sama dipakai di berkas visa dan manifes penerbangan. Tiga ejaan untuk satu jamaah membuat masalah di bandara, bukan di pembukuan.
- Cantumkan tipe kamar di baris paket. "Paket umroh — kamar quad", karena selisih quad dan double itu uang sungguhan. Cara menentukan harga paket umroh menunjukkan dari mana selisih itu berasal.
- Catat setiap pembayaran pada hari uangnya diterima, lengkap dengan metode dan nomor kuitansi. Terutama yang tunai.
- Kirim faktur terbaru setelah setiap cicilan. Jamaah yang membaca "Sudah dibayar 1.100 €, sisa 390 €, jatuh tempo 1 Maret" akan melunasi tanpa perlu ditelepon.
Template dibuka dengan contoh ini:
| Jumlah | |
|---|---|
| Paket umroh — kamar quad | 1.490 € |
| DP, tunai | − 300 € |
| Cicilan 2, transfer bank | − 400 € |
| Cicilan 3, tunai | − 400 € |
| Sisa tagihan | 390 € |
Timpa sel kuning dengan data Anda dan totalnya ikut berubah. Sisa tagihan berubah merah setelah jatuh tempo lewat.
Penawaran, faktur, atau kuitansi: dokumen mana untuk kapan
| Dokumen | Kapan | Isinya |
|---|---|---|
| Penawaran | Sebelum mereka memutuskan | Apa yang Anda tawarkan: tanggal, hotel, harga per tipe kamar |
| Faktur | Saat pemesanan dikonfirmasi | Berapa yang harus dibayar dan berapa yang sudah dibayar |
| Kuitansi | Setiap kali uang diterima | Bahwa jumlah ini diterima, pada tanggal ini, dengan metode ini |
Sebagian travel juga mengirim faktur proforma di antara penawaran dan faktur. Aturan tentang kapan faktur harus diterbitkan berbeda di tiap negara, jadi ikuti saran akuntan Anda soal waktunya. Jika Anda masih butuh dokumen pertama, mulailah dari template penawaran paket umroh.
Empat kesalahan yang merugikan travel
- Satu faktur untuk satu keluarga, tanpa nama. Ketika satu anggota batal, tidak ada yang tahu bagian mana miliknya. Sebutkan setiap jamaah, sebagai baris atau di faktur tersendiri.
- Tunai tanpa nomor kuitansi. Pembayaran yang tidak tercatat di mana pun selalu menjadi pembayaran yang dipersoalkan.
- Tanpa jatuh tempo. "Sebelum berangkat" bukan tanggal. Visa dan tiket punya batas waktu; sisa tagihan juga harus punya.
- Menimpa faktur yang sudah dikirim. Perbaiki dengan dokumen baru agar jejaknya tetap utuh.
Saat faktur di Excel tidak lagi memadai
Template ini pas untuk satu atau dua keberangkatan. Setelah itu mulailah salin-menyalin: nama dari daftar jamaah, harga dari paket, pembayaran dari buku catatan — dan setiap salinan adalah peluang untuk keliru.
Di Ziyara faktur tidak diketik; faktur dihasilkan dari data yang sudah Anda miliki. Pembayaran dicatat per jamaah di semua paket, sehingga sisa tagihan selalu terkini. Di paket Professional Anda menerbitkan faktur PDF berlogo travel Anda, menyusun skema cicilan, dan mencetak kuitansi untuk setiap pembayaran. Panduan mengelola cicilan dan pembayaran membahas jadwal pengingat yang menyertainya, dan panduan membeli software travel umroh dan haji membahas sisa penilaiannya. Harga ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang harus ada di faktur umroh?
Data travel Anda dan nomor faktur berurutan, nama jamaah sesuai paspor, keberangkatan dan tipe kamar, paket dan tambahan sebagai baris tersendiri, setiap pembayaran yang diterima beserta tanggal dan metodenya, serta sisa tagihan dengan jatuh temponya.
Adakah template faktur umroh gratis di Excel?
Ada. Template Ziyara adalah file .xlsx gratis dalam tujuh bahasa. Isinya mencantumkan paket dan tambahan, mencatat DP dan cicilan, menghitung sisa tagihan, dan mewarnainya merah setelah jatuh tempo. Tidak perlu mendaftar.
Sebaiknya satu faktur per jamaah atau per keluarga?
Keduanya bisa, selama setiap jamaah disebut namanya. Satu faktur per jamaah lebih mudah ketika anggota keluarga membayar sendiri-sendiri atau salah satunya batal. Satu faktur per keluarga tidak masalah bila satu orang membayar untuk semuanya, asalkan setiap jamaah muncul sebagai baris.
Apakah paket umroh dikenai PPN?
Tergantung negaranya. Sebagian negara memajaki travel atas marginnya, bukan atas harga paket penuh, dan sebagian layanan bisa dibebaskan. Tanyakan kepada akuntan Anda, dan biarkan tarif PPN di template tetap nol sampai Anda tahu pasti.
