Программа для турагентства или программа для умры: чего не умеет обычная CRM

Демонстрация прошла отлично. CRM для турагентства отслеживала каждый запрос, отправляла предложения с вашим логотипом и аккуратно выгружала данные бухгалтеру. Через три недели в ней ваша первая группа из 45 паломников — а список расселения снова в Excel, потому что система не видит ничего плохого в том, чтобы поселить мужчину в номер с тремя чужими ему женщинами.

Так обычно и бывает, когда агентство умры покупает обычную программу для турагентства. С продуктом всё в порядке. Он создан, чтобы продать одну поездку одному клиенту, а вы ведёте выезды.

Коротко: обычные программы для турагентств и CRM хорошо справляются с запросами, предложениями, билетами и счетами поставщиков. Они останавливаются там, где начинается работа с группой: расселение в Мекке и Медине, паспортные и визовые данные, списки пассажиров, рассрочка для каждого паломника. Если группы — побочное направление, хватит обычной системы и одной аккуратной таблицы. Если группы — ваш бизнес, нужна программа, построенная вокруг выезда.

Одна бронь или один выезд: разница, которая решает всё

Каждая система построена вокруг чего-то одного, и всё остальное держится на этом.

Программа	Построена вокруг	Для чего
Система управления турагентством (бэк-офис)	Брони: один клиент, одна поездка, один счёт	Билеты, счета поставщиков, комиссии, выгрузки для бухгалтерии
CRM для турагентства	Клиента и продажи	Запросы, предложения, напоминания, email-рассылки
Программа для групповых туров (для туроператоров)	Выезда: один тур, много путешественников	Автобусные туры, школьные поездки, корпоративные выезды
Программа для умры и хаджа	Выезда — плюс правила паломничества	Расселение, документы, списки пассажиров, рассрочка

Большинство списков «программ для турагентств» начинаются и заканчиваются первыми двумя. Третий вид ближе к вашей работе, потому что уже мыслит выездами, — но он создан для туристических туров, и пробелы видны, как только в дело вступают правила паломничества.

Пять задач, которые обычная CRM не решит для группы умры

1. Расселение в двух городах

Обычная система даёт список номеров по отелю и оставляет думать вам. Группе умры нужны два отеля подряд — Мекка, затем Медина, — номера остаются однополыми, если номер не занимает семья, семьи живут вместе, а у четырёхместного, трёхместного и двухместного номера разная цена. Для 45 паломников это около дюжины номеров в каждом городе, и каждая поздняя регистрация кого-то сдвигает.

В статье Списки расселения для групп умры и хаджа описан порядок распределения, который выдерживает изменения в последний момент.

2. Паспорта и визовые данные

CRM хранит имя, телефон и, может быть, номер паспорта в поле для заметок. Вам нужна полная запись паспорта: срок действия, проверенный по правилу шести месяцев, скан страницы и выгрузка в том формате, который загружает ваш саудовский партнёр. И хранить всё это нужно в зашифрованном виде, а не в общей таблице. О том, что собирать и как хранить, — в статье Паспорта и документы паломников: как хранить и проверять.

3. Список пассажиров

Авиакомпании нужен один список пассажиров на рейс, в её собственном формате, и каждое имя написано точно как в паспорте. В обычной программе для турагентства такого документа нет. В лучшем случае вы получаете выгрузку контактов, которую кто-то вручную переделывает накануне вылета — в худший момент для того, чтобы перепечатывать 45 имён. Какие поля просят перевозчики, — в статье Списки пассажиров для групп паломников.

4. Рассрочка вместо счетов

Программа для бронирования мыслит счетами: одна бронь, один счёт, оплачен или нет. Паломники так не платят. Сначала предоплата при регистрации, затем взносы в течение нескольких месяцев, часто наличными, а иногда один родственник платит сразу за троих. Вам нужен учёт по каждому паломнику, квитанция на каждый платёж и одна цифра по группе: кто сколько ещё должен до вылета. См. Рассрочка и оплаты паломников.

5. Всё, что после продажи

Для CRM работа заканчивается, когда сделка закрыта. Ваша там только начинается: бейджи на 45 человек, объявление, которое доходит до каждого телефона, когда меняется время автобуса, и гид, которому нужно найти паломника, отставшего в толпе у Харама.

Поставщики скажут, что всё это решается дополнительными полями. Дополнительные поля хранят данные. Правила — кто может жить в одном номере, чей паспорт истекает слишком рано, кто не заплатил — остаются у вас в голове или в таблице рядом с системой. Сколько стоит такая таблица, подсчитано в статье Хватит вести группы умры в Excel.

Программа для турагентства и программа для умры: коротко

	Обычная программа для турагентства или CRM	Программа для групп умры и хаджа
Построена вокруг	Одной брони для одного клиента	Одного выезда со многими паломниками
Расселение	Список по отелю, заполняется вручную	Мекка и Медина по очереди, правила по полу и семьям
Паспорта и визы	Поле или вложение	Проверка срока, сканы, выгрузки для визового оформления
Список пассажиров	Нет	Формируется из одобренных паспортных данных
Оплаты	Один счёт на бронь	Рассрочка, квитанции и остатки по каждому паломнику
Регистрация	Каждую бронь вводит сотрудник	Паломники регистрируются по ссылке на своём языке
После продажи	Ничего	Бейджи, объявления, помощь потерявшемуся паломнику
Билеты, GDS, бухгалтерия с поставщиками	Да — это её работа	Нет

Продукты бывают разные, поэтому средний столбец — это список того, что проверить, а не приговор конкретному поставщику.

Когда обычная программа для турагентства — лучший выбор

Честный ответ — берите обычную систему, когда:

• Основная выручка — индивидуальные продажи: авиабилеты, только отели, визы и туристические пакеты.
• Вам нужны продажа билетов и подключение к GDS, учёт комиссий или бухгалтерия с поставщиками. Программа для групп ничего из этого не делает.
• Вы ведёте одну-две небольшие группы в год. Аккуратная таблица обойдётся дешевле второй системы ради двух выездов.

Многие агентства делают и то и другое в больших объёмах: розничная касса весь год и группы умры каждый месяц. Они ведут две системы, и это не ошибка планирования — розничный туризм и группы паломников — это разные виды работы под одной вывеской. Решите, какая система хранит паспортные данные и оплаты паломника, и держите эту запись только в одном месте.

А как же программы для групповых туров?

Это самая близкая из общих категорий, и некоторые продукты подойдут. Прежде чем решить, что ваш подходит, проверьте четыре вещи:

1. Может ли один выезд включать два отеля подряд, у каждого своё расселение?
2. Соблюдаются ли правила по полу и семьям, или список номеров — просто список?
3. Попадают ли паспортные данные в список пассажиров для авиакомпании без перепечатки?
4. Могут ли паломники регистрироваться сами на своём языке и загружать документы?

Четыре раза «да» — и программа сможет вести группы умры, как бы она ни называлась. Думаете заказать систему под себя? Сначала прочитайте статью Готовая облачная программа или разработка портала на заказ.

Тест на 20 минут для любого поставщика

Не принимайте решение по демонстрации. Попросите пробный доступ и проведите через систему одну прошлую группу:

1. Создайте один выезд с отелем в Мекке и отелем в Медине и добавьте в него 45 путешественников — не 45 отдельных броней.
2. Сделайте расселение. Попробуйте поселить мужчину в номер, где уже живут женщины. Что-нибудь вас остановит?
3. Сформируйте список пассажиров для авиакомпании из введённых паспортных данных, не перепечатав ни одного имени.
4. Запишите предоплату и два взноса одному путешественнику, один из них наличными. Затем найдите, сколько ещё должна вся группа.
5. Отправьте ссылку на регистрацию на телефон коллеги и попросите зарегистрироваться на другом языке.

Система, которая проходит все пять, сможет вести ваши группы. Та, что проваливает два, отправит вас обратно в Excel ровно для той работы, где больше всего ошибок.

Эти тесты касаются только работы с группой. Безопасность, переход, выгрузка данных и полная стоимость — в нашем руководстве из 10 пунктов по выбору программы для агентства умры. Чтобы увидеть колонки, которых ждут отели и авиакомпании, ещё до теста, скачайте бесплатные шаблоны списка расселения и списка пассажиров.

Где Ziyara подходит — а где нет

Ziyara — программа для групп умры и хаджа, построенная вокруг выезда: карточки паломников с зашифрованными паспортными данными, ссылки для самостоятельной регистрации на десяти языках, расселение в Мекке и Медине с правилами по полу и автораспределением в один клик, подготовка списков пассажиров, учёт рассрочки с квитанциями, воронка запросов и прибыль по каждой группе в реальном времени. В каждый тариф входит мобильное приложение для ваших паломников.

Лучше всего подходит: агентству, которое ведёт выезды на умру или хадж и хочет одну запись от регистрации до расселения, списков пассажиров, оплат и прибыли.

Сама по себе не подходит: агентству, которому нужны продажа билетов, подключение к GDS, система онлайн-бронирования или бухгалтерия с поставщиками. Ziyara не подключается напрямую ни к GDS, ни к внешним бухгалтерским программам, ни к Nusuk; она готовит структурированные файлы и документы, которые просят эти системы и партнёры. Оставьте свою систему продажи билетов для кассы, а группы ведите в Ziyara.

Цены открыты на странице тарифов, а для 30-дневного пробного периода не нужна банковская карта — этого времени хватит, чтобы провести тест на 20 минут на настоящей группе.

Частые вопросы

Можно ли вести группы умры в CRM для турагентства?

Для продаж — да: запросы, напоминания и предложения. Для самой группы — обычно нет. Расселение в двух отелях, паспортные и визовые данные, списки пассажиров и рассрочку по каждому паломнику придётся собирать из дополнительных полей или держать в таблицах рядом с CRM.

Какая программа для турагентства лучше всего подходит для умры и хаджа?

Та, что проходит пять тестов выше на ваших собственных данных: один выезд с двумя отелями, соблюдение правил расселения, список пассажиров из паспортных данных, рассрочка по каждому паломнику и самостоятельная регистрация. Остальная оценка — в нашем руководстве из 10 пунктов.

Хватит ли программы для групповых туров для групп хаджа?

Иногда. Она уже работает с выездами и списками путешественников, а это самое сложное. Проверьте, что она справляется с двумя отелями подряд, правилами расселения по полу и семьям, списками пассажиров по паспортным данным и оплатами по каждому человеку. Квоты, разрешения и логистика святых мест в любом случае идут через официальные каналы хаджа.

Есть ли программы для мусульманских турагентств?

Зависит от того, что продаёт агентство. Для групп умры и хаджа есть специализированные платформы, такие как Ziyara, — с расселением, документами, списками пассажиров и рассрочкой. Для халяль-отдыха и других поездок, которые продаются индивидуальным клиентам, обычно лучше подходит обычная программа для турагентства. Многие агентства пользуются и той и другой.

Нужны ли две системы, если я продаю и билеты, и группы умры?

Часто — да. Оставьте обычную систему для билетов и розницы, а выезды ведите в программе для групп. Решите, какая из них хранит паспортные данные и оплаты паломника, чтобы одна и та же запись никогда не велась дважды.