عمرہ انوائس ٹیمپلیٹ: اس میں کیا لکھیں (مفت Excel ڈاؤن لوڈ)

مارچ میں ایک زائر کا بیٹا فون کرتا ہے۔ کہتا ہے والد صاحب "زیادہ تر" ادا کر چکے ہیں، اور وہ جاننا چاہتا ہے کہ کتنا باقی ہے۔ آپ نومبر میں بھیجی گئی انوائس کھولتے ہیں۔ اس میں ایک سطر ہے — عمرہ پیکج، €1,490 — اور کچھ نہیں۔ اس کے بعد کی تین نقد ادائیگیاں ایک نوٹ بک، ایک WhatsApp چیٹ اور کسی کی یادداشت میں ہیں۔

عام ٹریول ایجنسی انوائس ٹیمپلیٹ اس سفر کے لیے بنا ہے جس کی رقم ایک ہی بار ادا ہو۔ عمرہ پیکج کی ادائیگی مہینوں میں ہوتی ہے، عموماً ایک سے زیادہ لوگ کرتے ہیں، اور اکثر نقد۔ انوائس کو یہ تاریخ ساتھ رکھنی چاہیے، ورنہ بقایا کا ہر سوال ایک تلاش بن جاتا ہے۔

مختصر بات: عمرہ انوائس کو پانچ حصے چاہییں — آپ کی ایجنسی، زائر اور روانگی، کیا بیچا گیا، وصول شدہ ادائیگیاں، اور باقی رقم۔ مفت انوائس ٹیمپلیٹ میں پانچوں ہیں اور یہ بقایا خود نکالتا ہے۔

عمرہ انوائس میں کیا ہوتا ہے

حصہ	کیا لکھیں	کیوں اہم ہے
1. ایجنسی اور انوائس نمبر	نام، پتا، ٹیکس یا رجسٹریشن نمبر، ترتیب وار انوائس نمبر، اجرا کی تاریخ اور آخری تاریخ	ترتیب وار نمبر وہ پہلی چیز ہے جو آپ کا اکاؤنٹنٹ مانگتا ہے
2. زائر اور روانگی	نام بالکل پاسپورٹ کے مطابق، رابطہ، گروپ، سفر کی تاریخیں، کمرے کی قسم	جب مہینے میں دو روانگیاں ہوں تو "عمرہ، مارچ" کافی نہیں
3. کیا بیچا گیا	کمرے کی قسم کے لحاظ سے پیکج، پھر ہر اضافی خدمت الگ سطر میں؛ اگر آپ پر لاگو ہو تو ٹیکس	چار اور دو بستروں والا کمرہ الگ قیمتیں ہیں — انوائس بتائے کہ کون سا خریدا گیا
4. وصول شدہ ادائیگیاں	پیشگی رقم اور ہر قسط: تاریخ، طریقہ، رقم، رسید نمبر	یہ وہ حصہ ہے جو عام ٹیمپلیٹس میں نہیں ہوتا
5. باقی رقم	کل میں سے ادائیگیاں منفی، اور واجب الادا تاریخ	وہ ایک عدد جو زائر واقعی چاہتا ہے

آپ ٹیکس (جیسے سیلز ٹیکس یا VAT) لیتے ہیں یا نہیں، اور کس شرح سے، یہ آپ کے ملک اور وہاں ٹریول پیکجز پر ٹیکس کے طریقے پر منحصر ہے۔ کسی دوسری ایجنسی کی انوائس سے شرح نقل کرنے سے پہلے اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔

ٹیمپلیٹ کیسے بھریں

1. نمبروں کا سلسلہ شروع کریں اور کوئی نمبر دوبارہ استعمال نہ کریں۔ 2026-0001، 2026-0002 وغیرہ۔ اگر کوئی انوائس منسوخ ہو تو اس کا نمبر رکھیں اور اسے منسوخ لکھ دیں۔
2. نام ویسا لکھیں جیسا پاسپورٹ میں ہے۔ یہی ہجے ویزا فائل اور مسافروں کی فہرست میں جاتے ہیں۔ ایک زائر کے تین ہجے اکاؤنٹنگ میں نہیں، ایئرپورٹ پر مسئلہ بنتے ہیں۔
3. کمرے کی قسم سطر میں لکھیں۔ "عمرہ پیکج — چار بستروں والا کمرہ"، کیونکہ چار اور دو بستروں والے کمرے کا فرق حقیقی رقم ہے۔ عمرہ پیکج کی قیمت کیسے طے کریں بتاتی ہے کہ یہ فرق کہاں سے آتا ہے۔
4. ہر ادائیگی اسی دن درج کریں جس دن آئے، طریقے اور رسید نمبر کے ساتھ۔ نقد سب سے پہلے۔
5. ہر قسط کے بعد تازہ انوائس بھیجیں۔ جو زائر پڑھے "ادا شدہ €1,100، بقایا €390، 1 مارچ تک"، وہ یاد دہانی کی کال کے بغیر ادا کر دیتا ہے۔

ٹیمپلیٹ اس مثال کے ساتھ کھلتا ہے:

	رقم
عمرہ پیکج — چار بستروں والا کمرہ	€1,490
پیشگی رقم، نقد	− €300
قسط 2، بینک ٹرانسفر	− €400
قسط 3، نقد	− €400
باقی رقم	€390

پیلے خانوں پر اپنا ڈیٹا لکھیں، کل رقم خود بدل جائے گی۔ آخری تاریخ گزرتے ہی بقایا سرخ ہو جاتا ہے۔

کوٹیشن، انوائس یا رسید: کون سی دستاویز کب

دستاویز	کب	اس میں کیا ہے
کوٹیشن	فیصلے سے پہلے	پیشکش: تاریخیں، ہوٹل، کمرے کی ہر قسم کی قیمت
انوائس	جب بکنگ پکی ہو	کیا واجب ہے، اور اب تک کیا ادا ہوا
رسید	ہر بار جب رقم آئے	کہ یہ رقم، اس تاریخ کو، اس طریقے سے وصول ہوئی

کچھ ایجنسیاں پیشکش اور انوائس کے بیچ پرو فارما انوائس بھی بھیجتی ہیں۔ انوائس کب جاری کرنی ضروری ہے، اس کے قواعد ہر ملک میں الگ ہیں، اس لیے وقت کے بارے میں اپنے اکاؤنٹنٹ کی بات مانیں۔ اگر آپ کو ابھی پہلی دستاویز چاہیے تو عمرہ کوٹیشن ٹیمپلیٹ سے شروع کریں۔

چار غلطیاں جو ایجنسیوں کو مہنگی پڑتی ہیں

• پورے خاندان کی ایک انوائس، کسی کے نام کے بغیر۔ جب ایک فرد منسوخ کرے تو کوئی نہیں بتا سکتا کہ اس کا حصہ کتنا تھا۔ ہر زائر کا نام لکھیں، ایک سطر کی صورت میں یا اس کی الگ انوائس پر۔
• رسید نمبر کے بغیر نقد۔ جس ادائیگی کا کسی کے ریکارڈ میں ذکر نہ ہو، تنازع ہمیشہ اسی پر ہوتا ہے۔
• کوئی آخری تاریخ نہیں۔ "روانگی سے پہلے" کوئی تاریخ نہیں۔ ویزوں اور ٹکٹوں کی آخری تاریخیں ہیں؛ بقایا کی بھی ہونی چاہیے۔
• بھیجی جا چکی انوائس کے اوپر لکھ دینا۔ اسے نئی دستاویز سے درست کریں، تاکہ ریکارڈ قائم رہے۔

جب اسپریڈشیٹ انوائس کافی نہ رہے

یہ ٹیمپلیٹ ایک دو روانگیوں کے لیے ٹھیک ہے۔ اس کے بعد نقل شروع ہو جاتی ہے: نام زائرین کی فہرست سے، قیمت پیکج سے، ادائیگیاں نوٹ بک سے — اور ہر نقل غلطی کا ایک موقع ہے۔

Ziyara میں انوائس ٹائپ نہیں ہوتی؛ یہ ان ریکارڈز سے بنتی ہے جو آپ کے پاس پہلے سے ہیں۔ ہر پلان پر ادائیگیاں ہر زائر کے نام درج ہوتی ہیں، اس لیے بقایا ہمیشہ تازہ ہوتا ہے۔ Professional پلان پر آپ اپنے لوگو کے ساتھ PDF انوائسز جاری کرتے ہیں، قسطوں کے منصوبے بناتے ہیں اور ہر ادائیگی کی رسید پرنٹ کرتے ہیں۔ اس کے ساتھ چلنے والا یاد دہانی کا شیڈول قسطوں اور ادائیگیوں کا انتظام میں ہے، اور باقی جائزہ عمرہ ایجنسی سافٹ ویئر کی خریداری گائیڈ میں۔ قیمتیں قیمتوں کے صفحے پر ہیں۔

عام سوالات

عمرہ انوائس میں کیا شامل ہونا چاہیے؟

آپ کی ایجنسی کی تفصیلات اور ترتیب وار انوائس نمبر، زائر کا نام پاسپورٹ کے مطابق، روانگی اور کمرے کی قسم، پیکج اور اضافی خدمات الگ سطروں میں، ہر وصول شدہ ادائیگی اپنی تاریخ اور طریقے کے ساتھ، اور آخری تاریخ کے ساتھ باقی رقم۔

کیا Excel میں مفت عمرہ انوائس ٹیمپلیٹ ہے؟

جی ہاں۔ Ziyara کا ٹیمپلیٹ دس زبانوں میں مفت .xlsx فائل ہے۔ اس میں پیکج اور اضافی خدمات درج ہوتی ہیں، پیشگی رقم اور قسطیں لکھی جاتی ہیں، بقایا نکلتا ہے اور آخری تاریخ کے بعد سرخ ہو جاتا ہے۔ سائن اپ کی ضرورت نہیں۔

کیا ہر زائر کی الگ انوائس جاری کروں یا ہر خاندان کی ایک؟

دونوں ٹھیک ہیں بشرطیکہ ہر زائر کا نام ہو۔ جب خاندان کے افراد الگ الگ ادا کریں یا کوئی منسوخ کرے تو ہر زائر کی الگ انوائس آسان ہے۔ جب ایک شخص سب کی ادائیگی کرے تو خاندان کی ایک انوائس ٹھیک ہے، بشرطیکہ ہر زائر الگ سطر میں ہو۔

کیا عمرہ پیکجز میں ٹیکس شامل ہوتا ہے؟

یہ آپ کے ملک پر منحصر ہے۔ کچھ ممالک ٹریول ایجنسیوں پر پورے پیکج کی قیمت کے بجائے ان کے منافع پر ٹیکس لگاتے ہیں، اور کچھ خدمات مستثنیٰ ہو سکتی ہیں۔ اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں، اور جب تک یقین نہ ہو ٹیمپلیٹ میں ٹیکس کی شرح صفر رکھیں۔