قالب فاتورة العمرة: ما الذي يجب أن يُكتب فيها (Excel مجاني)

يتصل ابن أحد المعتمرين في مارس. يقول إن والده دفع "معظم المبلغ" ويريد أن يعرف كم بقي. تفتح الفاتورة التي أرسلتها في نوفمبر. فيها سطر واحد — باقة عمرة، 1,490 € — ولا شيء غيره. أما الدفعات النقدية الثلاث التي تلتها فموزعة بين دفتر، ومحادثة واتساب، وذاكرة أحدهم.

قالب الفاتورة العام لشركات السياحة مصمَّم لرحلة تُدفع دفعة واحدة. أما باقة العمرة فتُدفع على مدى شهور، وكثيرًا ما يدفعها أكثر من شخص، وغالبًا نقدًا. يجب أن تحمل الفاتورة هذا السجل، وإلا تحوّل كل سؤال عن الرصيد إلى عملية بحث.

باختصار: فاتورة العمرة تحتاج خمسة أقسام — وكالتك، والمعتمر والرحلة، وما الذي بِيع، والدفعات المستلمة، والرصيد المتبقي. وقالب الفاتورة المجاني يضم الأقسام الخمسة ويحسب الرصيد عنك.

ما الذي تتضمنه فاتورة العمرة

القسم	ما يُكتب فيه	لماذا يهم
1. الوكالة ورقم الفاتورة	الاسم والعنوان والرقم الضريبي أو رقم السجل، ورقم فاتورة متسلسل، وتاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق	الرقم المتسلسل أول ما يطلبه محاسبك
2. المعتمر والرحلة	الاسم تمامًا كما في الجواز، وبيانات الاتصال، والمجموعة، وتواريخ السفر، ونوع الغرفة	"عمرة، مارس" لا تكفي حين تسيّر رحلتين في الشهر
3. ما الذي بِيع	الباقة حسب نوع الغرفة، ثم كل خدمة إضافية في سطر مستقل؛ والضريبة إن كانت تنطبق عليك	سعر الرباعية غير سعر الثنائية — ويجب أن تذكر الفاتورة أيهما اشتُري
4. الدفعات المستلمة	العربون وكل قسط: التاريخ، وطريقة الدفع، والمبلغ، ورقم الإيصال	هذا هو القسم الذي لا تملكه القوالب العامة
5. الرصيد المتبقي	الإجمالي ناقص الدفعات، وتاريخ استحقاقه	الرقم الوحيد الذي يريد المعتمر معرفته حقًا

احتساب الضريبة ونسبتها يتوقفان على بلدك وعلى طريقة فرض الضرائب على الباقات السياحية فيه. اسأل محاسبك قبل أن تنقل نسبة من فاتورة وكالة أخرى.

كيف تملأ القالب

1. ابدأ تسلسلًا للأرقام ولا تستخدم رقمًا مرتين. 2026-0001 ثم 2026-0002 وهكذا. وإذا أُلغيت فاتورة فيبقى رقمها وتُوسَم بأنها ملغاة.
2. اكتب الاسم كما هو مكتوب في الجواز. الكتابة نفسها تذهب إلى ملف التأشيرة وإلى قائمة ركاب الطيران. وثلاث صيغ لاسم معتمر واحد تسبّب المشكلة في المطار لا في المحاسبة.
3. اذكر نوع الغرفة في البند. "باقة عمرة — غرفة رباعية"، لأن الفرق بين الرباعية والثنائية مال حقيقي. ويبيّن دليل كيف تسعّر باقة العمرة من أين تأتي هذه الفروق.
4. سجّل كل دفعة في يوم وصولها، مع طريقة الدفع ورقم الإيصال. والنقد قبل غيره.
5. أرسل الفاتورة المحدَّثة بعد كل قسط. المعتمر الذي يقرأ "المدفوع 1,100 €، المتبقي 390 €، يستحق في 1 مارس" يدفع دون اتصال تذكير.

يفتح القالب على هذا المثال:

	المبلغ
باقة عمرة — غرفة رباعية	1,490 €
العربون، نقدًا	− 300 €
القسط 2، تحويل بنكي	− 400 €
القسط 3، نقدًا	− 400 €
الرصيد المتبقي	390 €

اكتب بياناتك في الخلايا الصفراء فتتغير المجاميع تلقائيًا. ويتحول الرصيد إلى الأحمر بعد مرور تاريخ الاستحقاق.

عرض سعر أم فاتورة أم إيصال: أي وثيقة ومتى

الوثيقة	متى	ماذا تقول
عرض السعر	قبل أن يقرروا	ما تعرضه: التواريخ والفنادق وسعر كل نوع غرفة
الفاتورة	عند تأكيد الحجز	كم المستحق، وكم دُفع حتى الآن
الإيصال	كلما وصل مبلغ	أن هذا المبلغ استُلم في هذا التاريخ وبهذه الطريقة

بعض الوكالات ترسل أيضًا فاتورة مبدئية بين عرض السعر والفاتورة. وتختلف قواعد توقيت إصدار الفاتورة من بلد إلى آخر، فاتبع رأي محاسبك في التوقيت. وإن كنت ما زلت تحتاج الوثيقة الأولى، فابدأ بـقالب عرض سعر العمرة.

أربعة أخطاء تكلّف الوكالات مالًا

• فاتورة واحدة لعائلة كاملة دون أسماء. حين ينسحب أحد أفرادها لا يعرف أحد أي حصة كانت حصته. اذكر كل معتمر باسمه، في سطر أو في فاتورة مستقلة.
• نقد بلا رقم إيصال. الدفعة التي لا تظهر في سجل أحد هي دائمًا الدفعة المتنازع عليها.
• بلا تاريخ استحقاق. "قبل السفر" ليس تاريخًا. للتأشيرات والتذاكر مواعيد نهائية، وينبغي أن يكون للرصيد موعد أيضًا.
• تعديل فاتورة سبق إرسالها. صحّحها بوثيقة جديدة حتى يبقى الأثر سليمًا.

متى لا تعود فاتورة Excel كافية

القالب مناسب لرحلة أو رحلتين. بعد ذلك يبدأ النسخ: الأسماء من قائمة المعتمرين، والسعر من الباقة، والدفعات من الدفتر — وكل نسخ فرصة للخطأ.

في Ziyara لا تُكتب الفاتورة يدويًا، بل تُنتَج من بيانات موجودة عندك أصلًا. تُسجَّل الدفعات على كل معتمر في جميع الباقات، فيبقى الرصيد المتبقي محدَّثًا دائمًا. وفي باقة Professional تصدر الفواتير بصيغة PDF بشعارك، وتضع خطط الأقساط، وتطبع إيصالًا لكل دفعة. يتناول دليل الأقساط ومتابعة المدفوعات جدول التذكير المرافق لذلك، ويغطي دليل شراء برنامج إدارة شركات الحج والعمرة بقية التقييم. والأسعار في صفحة الأسعار.

الأسئلة الشائعة

ما الذي يجب أن تتضمنه فاتورة العمرة؟

بيانات وكالتك ورقم فاتورة متسلسل، واسم المعتمر كما في الجواز، والرحلة ونوع الغرفة، والباقة والخدمات الإضافية في بنود مستقلة، وكل دفعة مستلمة مع تاريخها وطريقتها، والرصيد المتبقي مع تاريخ استحقاقه.

هل يوجد قالب فاتورة عمرة مجاني على Excel؟

نعم. قالب Ziyara ملف Excel مجاني بسبع لغات. يسرد الباقة والخدمات الإضافية، ويسجّل العربون والأقساط، ويحسب الرصيد ويلوّنه بالأحمر بعد تاريخ الاستحقاق. ولا يحتاج إلى تسجيل.

هل أصدر فاتورة لكل معتمر أم فاتورة واحدة للعائلة؟

كلاهما يصلح ما دام كل معتمر مذكورًا باسمه. فاتورة لكل معتمر أسهل حين يدفع أفراد العائلة كلٌّ على حدة أو ينسحب أحدهم. وفاتورة واحدة للعائلة تكفي حين يدفع شخص واحد عن الجميع، بشرط أن يظهر كل معتمر في سطر.

هل تخضع باقات العمرة لضريبة القيمة المضافة؟

يتوقف ذلك على بلدك. فبعض الدول تفرض الضريبة على هامش ربح شركات السياحة لا على سعر الباقة كاملًا، وقد تُعفى بعض الخدمات. اسأل محاسبك، واترك نسبة الضريبة في القالب صفرًا إلى أن تعرف.