Von Ahmed, Gründer von Ziyara Zuletzt aktualisiert 8. Oktober 2026
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Im März ruft der Sohn eines Pilgers an. Sein Vater habe „das meiste" bezahlt, sagt er, und er möchte wissen, was noch offen ist. Sie öffnen die Rechnung, die Sie im November verschickt haben. Darauf steht eine Zeile — Umrah-Paket, 1.490 € — und sonst nichts. Die drei Barzahlungen seither stehen in einem Heft, in einem WhatsApp-Chat und in irgendjemandes Erinnerung.
Eine allgemeine Rechnungsvorlage für Reisebüros ist für eine Reise gedacht, die auf einmal bezahlt wird. Ein Umrah-Paket wird über Monate bezahlt, oft von mehreren Personen und häufig in bar. Die Rechnung muss diesen Verlauf tragen, sonst wird jede Frage nach dem Restbetrag zur Suche.
Kurz gesagt: Eine Umrah-Rechnung braucht fünf Blöcke — Ihre Agentur, den Pilger und die Abreise, was verkauft wurde, die erhaltenen Zahlungen und den offenen Betrag. Die kostenlose Rechnungsvorlage enthält alle fünf und rechnet den offenen Betrag für Sie aus.
Was auf eine Umrah-Rechnung gehört
| Block | Was hineingehört | Warum es zählt |
|---|---|---|
| 1. Agentur und Rechnungsnummer | Name, Adresse, Steuer- oder Registernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum | Eine fortlaufende Nummer ist das Erste, wonach Ihre Buchhaltung fragt |
| 2. Pilger und Abreise | Name genau wie im Pass, Kontakt, Gruppe, Reisedaten, Zimmertyp | „Umrah, März" reicht nicht mehr, sobald Sie zwei Abreisen im Monat haben |
| 3. Was verkauft wurde | Das Paket nach Zimmertyp, dann jede Zusatzleistung in einer eigenen Zeile; MwSt., falls sie für Sie gilt | Vierbett- und Doppelzimmer kosten unterschiedlich viel — die Rechnung sollte sagen, was gekauft wurde |
| 4. Erhaltene Zahlungen | Die Anzahlung und jede Rate: Datum, Zahlungsart, Betrag, Belegnummer | Diesen Block haben allgemeine Vorlagen nicht |
| 5. Offener Betrag | Gesamt minus Zahlungen und das Datum, bis wann er fällig ist | Die eine Zahl, die der Pilger wirklich wissen will |
Ob und in welcher Höhe Sie Mehrwertsteuer ausweisen, hängt von Ihrem Land ab und davon, wie Pauschalreisen dort besteuert werden. Fragen Sie Ihren Steuerberater, bevor Sie einen Satz von der Rechnung einer anderen Agentur übernehmen.
So füllen Sie die Vorlage aus
- Beginnen Sie eine Nummernfolge und vergeben Sie keine Nummer zweimal. 2026-0001, 2026-0002 und so weiter. Wird eine Rechnung storniert, bleibt die Nummer bestehen und die Rechnung wird als storniert gekennzeichnet.
- Schreiben Sie den Namen so, wie er im Pass steht. Dieselbe Schreibweise geht in die Visadatei und auf das Flugmanifest. Drei Schreibweisen für einen Pilger machen am Flughafen Ärger, nicht in der Buchhaltung.
- Nennen Sie den Zimmertyp in der Position. „Umrah-Paket — Vierbettzimmer", denn der Abstand zwischen Vierbett- und Doppelzimmer ist echtes Geld. Ein Umrah-Paket kalkulieren zeigt, woher die Abstände kommen.
- Erfassen Sie jede Zahlung am Tag ihres Eingangs, mit Zahlungsart und Belegnummer. Bargeld vor allem.
- Schicken Sie nach jeder Rate die aktualisierte Rechnung. Wer „Bezahlt 1.100 €, offen 390 €, fällig am 1. März" liest, zahlt ohne Erinnerungsanruf.
Die Vorlage öffnet sich mit diesem Beispiel:
| Betrag | |
|---|---|
| Umrah-Paket — Vierbettzimmer | 1.490 € |
| Anzahlung, bar | − 300 € |
| 2. Rate, Überweisung | − 400 € |
| 3. Rate, bar | − 400 € |
| Offener Betrag | 390 € |
Überschreiben Sie die gelben Zellen, und die Summen folgen. Der offene Betrag wird rot, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist.
Angebot, Rechnung oder Quittung: welches Dokument wann
| Dokument | Wann | Was es sagt |
|---|---|---|
| Angebot | Bevor sich jemand entscheidet | Was Sie anbieten: Daten, Hotels, ein Preis je Zimmertyp |
| Rechnung | Wenn die Buchung bestätigt ist | Was geschuldet wird und was bisher bezahlt wurde |
| Quittung | Jedes Mal, wenn Geld eingeht | Dass dieser Betrag an diesem Tag auf diesem Weg eingegangen ist |
Manche Agenturen schicken zwischen Angebot und Rechnung zusätzlich eine Proformarechnung. Wann eine Rechnung ausgestellt werden muss, ist von Land zu Land verschieden; richten Sie sich beim Zeitpunkt nach Ihrem Steuerberater. Wenn Ihnen noch das erste Dokument fehlt, beginnen Sie mit der Angebotsvorlage für Umrah-Pakete.
Vier Fehler, die Agenturen Geld kosten
- Eine Rechnung für die ganze Familie, ohne Namen. Tritt ein Mitglied zurück, kann niemand sagen, welcher Anteil seiner war. Nennen Sie jeden Pilger, als Position oder auf einer eigenen Rechnung.
- Bargeld ohne Belegnummer. Die Zahlung, die in niemandes Unterlagen steht, ist immer die strittige.
- Kein Fälligkeitsdatum. „Vor der Abreise" ist kein Datum. Visa und Tickets haben Fristen; der Restbetrag sollte auch eine haben.
- Eine bereits verschickte Rechnung überschreiben. Korrigieren Sie sie mit einem neuen Dokument, damit die Spur erhalten bleibt.
Wann eine Excel-Rechnung nicht mehr reicht
Für eine oder zwei Abreisen ist die Vorlage richtig. Danach beginnt das Abschreiben: Namen aus der Pilgerliste, der Preis aus dem Paket, Zahlungen aus dem Heft — und jede Abschrift ist eine Gelegenheit für einen Fehler.
In Ziyara wird die Rechnung nicht getippt; sie entsteht aus Daten, die Sie bereits haben. Zahlungen werden in jedem Tarif beim Pilger erfasst, der offene Betrag ist also immer aktuell. Im Professional-Tarif stellen Sie Rechnungen als PDF mit Ihrem Logo aus, richten Ratenpläne ein und drucken für jede Zahlung eine Quittung. Ratenzahlungen und Zahlungsverfolgung beschreibt den passenden Erinnerungsrhythmus, und der Kaufratgeber für Umrah- und Hadsch-Software deckt den Rest der Bewertung ab. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Umrah-Rechnung stehen?
Die Angaben Ihrer Agentur und eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Name des Pilgers wie im Pass, Abreise und Zimmertyp, Paket und Zusatzleistungen als Positionen, jede erhaltene Zahlung mit Datum und Zahlungsart sowie der offene Betrag mit Fälligkeitsdatum.
Gibt es eine kostenlose Umrah-Rechnungsvorlage für Excel?
Ja. Die Ziyara-Vorlage ist eine kostenlose .xlsx-Datei in sieben Sprachen. Sie listet Paket und Zusatzleistungen auf, erfasst Anzahlung und Raten, berechnet den offenen Betrag und färbt ihn nach dem Fälligkeitsdatum rot. Eine Anmeldung ist nicht nötig.
Eine Rechnung pro Pilger oder eine pro Familie?
Beides geht, solange jeder Pilger genannt wird. Eine Rechnung pro Pilger ist einfacher, wenn Familienmitglieder getrennt zahlen oder eines zurücktritt. Eine pro Familie genügt, wenn eine Person für alle zahlt — vorausgesetzt, jeder Pilger erscheint als Position.
Enthalten Umrah-Pakete Mehrwertsteuer?
Das hängt von Ihrem Land ab. Manche besteuern Reisebüros auf die Marge statt auf den vollen Paketpreis, und einzelne Leistungen können befreit sein. Fragen Sie Ihren Steuerberater und lassen Sie den MwSt.-Satz in der Vorlage auf null, bis Sie es wissen.
