Чек-лист агентства перед вылетом группы на умру — 8 недель до взлёта

Последние два месяца перед выездом на умру решают, какой будет поездка. Почти любой кризис в аэропорту — истёкший паспорт, неоплаченный остаток, паломник, которому так и не сообщили время сбора, — был виден за несколько недель любому, кто смотрел в правильный список.

Этот чек-лист расставляет эти недели по порядку. Подстройте сроки под требования вашего оператора и авиакомпании, но сохраните последовательность: сначала данные, потом деньги, потом логистика, в конце — люди.

За 8 недель до вылета: данные собраны

• У каждого зарегистрированного паломника полная карточка: имя точно как в паспорте, номер и срок действия паспорта, дата рождения, гражданство, пол и номер телефона.
• Срок действия паспорта проверен по правилу шести месяцев, считая от даты прибытия в Саудовскую Аравию. Кому не хватает — начинает замену на этой неделе.
• Сканы паспортов и фото на визу собраны и читаемы, фото — на однотонном белом фоне.
• Пожелания по номерам и попутчики записаны, чтобы расселение начиналось с фактов, а не со звонков.
• Лист ожидания открыт, если группа заполнена, чтобы отказавшегося можно было заменить до срока подачи имён в авиакомпанию.

За 6 недель: саудовская сторона

• Окончательные данные паломников отправлены саудовскому оператору в нужном ему формате.
• Отели подтверждены и зарегистрированы оператором в Nusuk Masar, как требуется для виз на умру (см. Правила Nusuk для агентств умры).
• Визовые файлы собраны и у оператора, дата подачи согласована. Визой на умру нужно воспользоваться в течение 30 дней после выдачи, поэтому выдавать её раньше нельзя.
• Рекомендации по прививкам отправлены каждому паломнику с актуальными требованиями Минздрава на сезон (см. Документы для умры и хаджа).

За 4 недели: деньги и места

• Заявки на визы поданы так, чтобы визы выдали в пределах 30 дней до прибытия, а каждое отклонённое фото или расхождение в данных исправлено в тот же день.
• Предпоследние взносы собраны, напоминания отправлены только тем, кто ещё должен (см. Рассрочка и оплаты паломников).
• Имена переданы в авиакомпанию до её срока, из проверенных паспортных данных — никогда не перенабранных (см. Списки пассажиров для групп паломников).
• Отказавшиеся заменены из листа ожидания, пока смена имени ещё бесплатна или недорога.
• Страховка оформлена каждому, кому она нужна, номера полисов записаны.

За 2 недели: логистика зафиксирована

• Окончательные остатки оплачены — или с каждым, кто не заплатил, есть письменная договорённость.
• Списки расселения для Мекки и Медины окончательные и отправлены в отели (см. Списки расселения для групп умры и хаджа).
• Трансферы и время зиярата подтверждены с оператором.
• Папка руководителя группы готова: список паломников с телефонами, списки расселения, данные рейсов, адреса отелей, контакты оператора и экстренные номера.
• Бейджи напечатаны или выданы в цифровом виде — с фото каждого паломника, отелем и номером руководителя.

Последняя неделя: люди готовы

• Встреча перед вылетом проведена — лучше вживую — о программе, ихраме и обрядах, правилах багажа, деньгах и телефонах.
• Приложение Nusuk установлено на телефоне каждого паломника, вход выполнен; тем, кому нужно, помогли.
• Детали вылета отправлены по SMS и в приложении для паломников: время и место сбора в аэропорту, терминал, время регистрации и номер руководителя.
• Семьям, которые остаются дома, дан экстренный контакт в агентстве.
• Визы переданы паломникам, копия — у руководителя.

За 48 часов и в день вылета

• Ещё раз отправлено напоминание о времени и месте сбора.
• Руководитель по телефону подтверждает с каждым, кто не прочитал объявление.
• В аэропорту: пересчёт по списку пассажиров, проверка паспортов на месте сбора, взвешивание багажа до стойки.
• Сообщение семьям, когда группа поднялась на борт, — самый простой способ заслужить доброе слово за всю поездку.

Скачайте рабочий файл

Удобнее держать всё в таблице? Наши бесплатные шаблоны Excel включают список паломников с нужными паспортными колонками, список расселения, который отмечает переполненные номера и номера со смешанным полом, и список пассажиров, в котором срок паспорта краснеет, если он слишком близок к дате рейса.

Чем помогает Ziyara

В Ziyara большая часть этого чек-листа — фильтр, а не задача. Неполные карточки и истекающие паспорта видны в списке паломников, остатки — по каждому паломнику, напоминания об оплате и документах уходят только тем, кому они нужны, списки расселения и пассажиров формируются из одних и тех же проверенных данных, а объявления о вылете приходят паломникам на телефон push-уведомлениями и SMS.

Чек-лист следующего выезда можно провести в бесплатном пробном периоде.

Частые вопросы

Что паломники должны взять с собой в день вылета?

Паспорт, печатную или электронную копию визы, сертификат о прививке, если он требуется, приложение Nusuk с выполненным входом на телефоне, ихрам для мужчин, если они входят в ихрам до посадки, и номер телефона руководителя группы. Норму багажа сообщите письменно — у разных авиакомпаний она разная.

Когда агентству проводить встречу перед вылетом?

В последнюю неделю перед вылетом, когда рейс, отели и время сбора окончательные. Для тех, кто едет впервые, стоит провести и более ранний информационный вечер — за месяц-два.

Сколько руководителей нужно группе умры?

Одного опытного руководителя обычно хватает на группу примерно до 40–50 паломников; для больших групп или групп с большим числом пожилых нужен второй человек. В любом случае назначьте заместителя, чтобы группа никогда не зависела от одного телефона.

Что делать, если за несколько дней до вылета у паломника нет визы?

Сразу свяжитесь с саудовским оператором, передав данные паломника и номер заявки. Не позволяйте паломнику ехать в аэропорт без визы и проверьте в договоре, что будет со стоимостью перелёта и отеля.