Yazar: Ahmed, Ziyara'nın Kurucusu Son güncelleme 8 Ekim 2026
Bu sayfada
Bir yolcunun oğlu mart ayında arıyor. Babasının "çoğunu ödediğini" söylüyor ve ne kadar kaldığını soruyor. Kasımda gönderdiğiniz faturayı açıyorsunuz. Üzerinde tek satır var — Umre paketi, 1.490 € — başka hiçbir şey yok. O günden beri yapılan üç nakit ödeme bir defterde, bir WhatsApp yazışmasında ve birinin hafızasında duruyor.
Genel bir seyahat acentesi fatura şablonu, tek seferde ödenen bir seyahat için tasarlanmıştır. Umre paketi ise aylara yayılarak, çoğu zaman birden fazla kişi tarafından ve sıklıkla nakit ödenir. Fatura bu geçmişi taşımalıdır; yoksa her bakiye sorusu bir arayışa dönüşür.
Kısaca: bir umre faturasında beş bölüm olmalı — acenteniz, yolcu ve sefer, ne satıldığı, alınan ödemeler ve kalan bakiye. Ücretsiz fatura şablonunda beşi de var ve bakiyeyi sizin yerinize hesaplıyor.
Bir umre faturasında neler olur
| Bölüm | Ne yazılır | Neden önemli |
|---|---|---|
| 1. Acente ve fatura numarası | Unvan, adres, vergi veya sicil numarası, sıra numarası, düzenleme tarihi ve son ödeme tarihi | Muhasebecinizin ilk istediği şey sıralı bir numaradır |
| 2. Yolcu ve sefer | Pasaporttaki haliyle ad, iletişim, grup, seyahat tarihleri, oda tipi | Ayda iki sefer çıkarıyorsanız "Umre, mart" yetmez |
| 3. Ne satıldı | Oda tipine göre paket, ardından her ek hizmet ayrı satırda; uyguluyorsanız KDV | Dörtlü ile ikili odanın fiyatı farklıdır — faturada hangisinin alındığı yazmalı |
| 4. Alınan ödemeler | Kapora ve her taksit: tarih, yöntem, tutar, makbuz numarası | Genel şablonlarda olmayan bölüm budur |
| 5. Kalan bakiye | Toplam eksi ödemeler ve son ödeme tarihi | Yolcunun gerçekten bilmek istediği tek rakam |
KDV uygulayıp uygulamayacağınız ve oranı, ülkenize ve orada seyahat paketlerinin nasıl vergilendirildiğine bağlıdır. Başka bir acentenin faturasından oran kopyalamadan önce mali müşavirinize sorun.
Şablon nasıl doldurulur
- Bir numara sırası başlatın ve hiçbir numarayı iki kez kullanmayın. 2026-0001, 2026-0002 diye devam edin. Fatura iptal edilirse numarası kalır, fatura iptal olarak işaretlenir.
- Adı pasaportta yazdığı gibi yazın. Aynı yazım vize dosyasına ve uçuş manifestosuna da gider. Bir yolcunun üç farklı yazımı muhasebede değil, havalimanında sorun çıkarır.
- Oda tipini kaleme yazın. "Umre paketi — dörtlü oda"; çünkü dörtlü ile ikili arasındaki fark ciddi paradır. Umre paketi nasıl fiyatlandırılır rehberi bu farkların nereden geldiğini gösterir.
- Her ödemeyi geldiği gün kaydedin; yöntemi ve makbuz numarasıyla birlikte. Özellikle nakit ödemeleri.
- Her taksitten sonra güncel faturayı gönderin. "Ödenen 1.100 €, kalan 390 €, son ödeme 1 Mart" yazısını gören yolcu, hatırlatma araması beklemeden öder.
Şablon şu örnekle açılır:
| Tutar | |
|---|---|
| Umre paketi — dörtlü oda | 1.490 € |
| Kapora, nakit | − 300 € |
| 2. taksit, havale | − 400 € |
| 3. taksit, nakit | − 400 € |
| Kalan bakiye | 390 € |
Sarı hücrelere kendi bilgilerinizi yazın, toplamlar kendiliğinden değişir. Son ödeme tarihi geçince bakiye kırmızıya döner.
Teklif, fatura, makbuz: hangi belge ne zaman
| Belge | Ne zaman | Ne söyler |
|---|---|---|
| Teklif | Karar vermeden önce | Ne sunduğunuzu: tarihler, oteller, oda tipine göre fiyat |
| Fatura | Kayıt kesinleşince | Ne kadar borç olduğunu ve şimdiye kadar ne ödendiğini |
| Makbuz | Para her geldiğinde | Bu tutarın, bu tarihte, bu yöntemle alındığını |
Bazı acenteler teklif ile fatura arasında bir de proforma fatura gönderir. Faturanın ne zaman kesilmesi gerektiği ülkeden ülkeye değişir; zamanlama konusunda mali müşavirinize uyun. İlk belgeye ihtiyacınız varsa umre teklif şablonuyla başlayın.
Acentelere para kaybettiren dört hata
- Tüm aile için, isimsiz tek fatura. Aileden biri vazgeçtiğinde hangi payın ona ait olduğunu kimse söyleyemez. Her yolcuyu ayrı satırda ya da ayrı faturada adıyla gösterin.
- Makbuz numarası olmayan nakit. Kimsenin kaydında görünmeyen ödeme, her zaman tartışma çıkan ödemedir.
- Son ödeme tarihi yok. "Kalkıştan önce" bir tarih değildir. Vizelerin ve biletlerin son tarihi vardır; bakiyenin de olmalı.
- Gönderilmiş faturanın üzerine yazmak. Yeni bir belgeyle düzeltin ki iz bozulmasın.
Excel faturası ne zaman yetmez olur
Şablon bir iki sefer için uygundur. Sonrasında kopyalama başlar: yolcu listesinden isimler, paketten fiyat, defterden ödemeler — ve her kopyalama bir hata fırsatıdır.
Ziyara faturayı elle yazdırmaz; zaten elinizde olan kayıtlardan üretir. Ödemeler her planda yolcu bazında kaydedilir, böylece kalan bakiye her zaman günceldir. Professional planında logonuzla PDF fatura keser, taksit planı kurar ve her ödeme için makbuz yazdırırsınız. Taksit ve ödeme takibi rehberi buna eşlik eden hatırlatma takvimini anlatır; umre ve hac acentesi yazılımı satın alma rehberi ise değerlendirmenin geri kalanını kapsar. Fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.
Sıkça sorulan sorular
Bir umre faturasında neler bulunmalı?
Acentenizin bilgileri ve sıralı bir fatura numarası, yolcunun pasaporttaki adı, sefer ve oda tipi, kalem kalem paket ve ek hizmetler, tarihi ve yöntemiyle alınan her ödeme ve son ödeme tarihiyle birlikte kalan bakiye.
Excel'de ücretsiz bir umre fatura şablonu var mı?
Evet. Ziyara şablonu yedi dilde, ücretsiz bir .xlsx dosyasıdır. Paketi ve ek hizmetleri listeler, kaporayı ve taksitleri kaydeder, bakiyeyi hesaplar ve son ödeme tarihinden sonra kırmızıya çevirir. Üyelik gerekmez.
Yolcu başına mı, aile başına mı fatura kesmeliyim?
Her yolcunun adı geçtiği sürece ikisi de olur. Aile üyeleri ayrı ayrı ödüyorsa ya da biri vazgeçerse yolcu başına fatura daha kolaydır. Herkes için tek kişi ödüyorsa, her yolcu ayrı satırda görünmek şartıyla aile başına tek fatura yeterlidir.
Umre paketlerinde KDV var mı?
Ülkenize göre değişir. Bazı ülkeler seyahat acentelerini paketin tamamı üzerinden değil, kâr marjı üzerinden vergilendirir; bazı hizmetler de istisna olabilir. Mali müşavirinize sorun ve öğrenene kadar şablondaki KDV oranını sıfırda bırakın.
