La page du groupe est l'endroit où un départ se prépare. Ouvrez un groupe : le haut de la page montre ce qui manque encore, et les onglets en dessous contiennent tout ce qui appartient au voyage : Détails du groupe, les voyageurs, Programme du voyage, Tâches et Hôtels.
La préparation en un coup d'œil
Les tuiles au-dessus des onglets comptent ce qui est prêt et ce qui ne l'est pas : visas, chambres, documents, vols et paiements. Une tuile où il manque quelque chose ouvre exactement ces pèlerins. Seuls les pèlerins approuvés sont comptés ; une inscription en attente de validation ne voyage pas encore.
Programme du voyage
Le programme, c'est le voyage jour par jour. Les pèlerins le lisent dans l'application mobile et dans le PDF du programme de voyage, et les visiteurs le voient sur la page d'inscription avant de s'inscrire.
- Ouvrez l'onglet Programme du voyage.
- Tant qu'il est vide, Partir du modèle Omra remplit un programme type que vous ajustez ensuite.
- Ajouter une activité ajoute une ligne : le jour, l'heure, un titre et un lieu. Ajouter des activités courantes place plusieurs activités toutes prêtes sur un même jour.
- Pour ce qui se répète, utilisez Copier sur un autre jour. Quand les dates changent, sélectionnez plusieurs lignes puis Déplacer vers un jour ou Décaler les jours.
Les Notes pour votre équipe d'une activité ne sont jamais montrées aux pèlerins. Pour ne pas afficher le programme sur la page d'inscription, désactivez Afficher le programme du voyage sur la page d’inscription dans les détails du groupe.
Tâches
Un nouveau groupe démarre avec une liste standard, chaque tâche ayant une date calculée à partir du départ : collecter les copies de passeport et les photos, déposer les demandes de visa, confirmer les vols, attribuer les chambres et envoyer la liste des chambres aux hôtels, encaisser les paiements restants, envoyer les informations avant départ, confirmer les transferts et imprimer les badges, un dernier contrôle et, après le retour, demander un avis.
- Ajouter une tâche ajoute la vôtre, avec une Échéance et des notes.
- Marquer comme terminée clôt une tâche ; Rouvrir la remet en cours.
- Quand vous déplacez la date de départ, les tâches standard suivent.
- Ajouter la liste standard place la liste sur un groupe qui n'en a pas.
Une tâche dont la date est passée est signalée en retard, et le tableau de bord montre l'avancement de la liste de chaque groupe.
Hôtels
L'onglet Hôtels liste les séjours du groupe : hôtel, arrivée et départ, pension, nombre de chambres et numéro de confirmation de l'hôtel. Un hôtel dans lequel vous ajoutez des chambres y apparaît tout seul ; utilisez Ajouter un séjour à l'hôtel pour un hôtel réservé dont les chambres ne sont pas encore attribuées.
Partager, télécharger et clôturer
- Partager — le lien d'inscription, son code QR, le même lien dans chaque langue et un raccourci vers le générateur d'affiches.
- Télécharger — le programme de voyage, les fichiers de visa, les copies de passeport et les photos de visa. Voir Visas et documents.
- Envoyer des rappels et Avant départ — des messages aux pèlerins du groupe.
- Clôturer le groupe — une fois le voyage terminé. Le groupe sort des chiffres du jour et ses chambres sont libérées ; rien n'est supprimé.
- Dupliquer — un nouveau groupe avec les mêmes détails de voyage, forfaits et programme. Les pèlerins, chambres, vols et paiements ne sont pas copiés.