Il existe trois façons d'enregistrer des pèlerins dans Ziyara : les ajouter manuellement, les importer depuis Excel, ou les laisser s'inscrire eux-mêmes via un formulaire d'inscription public.
Ajouter un pèlerin manuellement
- Ouvrez Pèlerins dans la barre latérale, ou ouvrez un groupe et accédez à ses pèlerins.
- Cliquez sur Créer.
- Saisissez les informations personnelles et celles du passeport. Les numéros de passeport et de pièce d'identité sont chiffrés au repos pour préserver la confidentialité.
- Rattachez le pèlerin à un groupe.
- Enregistrez.
Plus rapide : lisez le passeport. En haut du formulaire, cliquez sur Lire le passeport, puis choisissez ou prenez une photo de la page d'identité du passeport. Ziyara lit la zone de lecture automatique (MRZ), composée de deux lignes de caractères en bas de la page, les contrôle à l'aide de leurs chiffres de contrôle et vous montre chaque champ avant de remplir le nom, le numéro de passeport, la date de naissance, la date d'expiration, le sexe et la nationalité. La photo est lue dans votre navigateur et n'est pas téléversée. Vous pouvez aussi saisir ou coller les deux lignes, ou utiliser un lecteur de passeports. Comparez le résultat avec le passeport avant d'enregistrer : une photo floue ou avec des reflets peut ne pas être lue, et la date et le lieu de délivrance ne figurent pas dans la zone MRZ.
Toute une pile de passeports d'un coup. Dans la liste des pèlerins, Scanner des passeports lit de nombreuses photos de passeports en une seule fois, un passeport par photo. Avant tout ajout, vous voyez ce que chaque photo a donné : un pèlerin n'est créé que si les trois chiffres de contrôle correspondent et si la photo a été lue deux fois avec le même résultat, et un passeport déjà présent dans le groupe est ignoré. Les autres restent dans la liste pour être ajoutés un par un avec Lire le passeport.
Importer depuis Excel
Si vos voyageurs figurent déjà dans un tableur :
- Ouvrez Pèlerins, sélectionnez le départ avec le filtre Groupe, puis choisissez Importer un fichier Excel.
- Téléchargez le modèle et supprimez les lignes d’exemple.
- Téléversez un fichier CSV ou XLSX. Le récapitulatif indique les dossiers importés et incomplets, les doublons de passeport et les lignes rejetées. Téléchargez le rapport d’erreurs et réimportez uniquement les lignes rejetées après correction.
Si la collecte des passeports après inscription est activée, seul Prénom (ou Name) est obligatoire. Vous pouvez commencer par les noms et coordonnées et laisser le numéro de passeport et le sexe vides. Les informations manquantes sont signalées dans l’onglet Incomplet et peuvent être complétées plus tard. Les valeurs fournies doivent rester valides. Les agences collectant les passeports dès le départ doivent toujours renseigner le numéro de passeport et le sexe.
Un passeport déjà présent dans le groupe sélectionné est ignoré automatiquement. Les lignes sans numéro de passeport sont enregistrées séparément et ne peuvent pas être rapprochées automatiquement ; les réimporter peut créer des doublons. Un nom ou un numéro de téléphone partagé ne permet pas d’identifier une personne avec certitude.
Formulaire d'inscription public
Chaque groupe dispose d'un lien d'inscription partageable. Diffusez-le sur WhatsApp ou les réseaux sociaux : les pèlerins saisissent eux-mêmes leurs informations. Leurs demandes arrivent au statut en attente, pour que vous les vérifiiez.
Réglages facultatifs de confidentialité des passeports
Dans Paramètres de l’agence → Confidentialité et sécurité, le propriétaire peut activer la collecte des données de passeport après l’inscription. Le formulaire public demande alors noms, coordonnées et forfait ; l’équipe complète les passeports ensuite. Les membres d’une famille sans numéro de passeport restent des inscriptions distinctes à vérifier avant l’approbation.
Activez l’option de ne pas collecter de nouveaux scans pour travailler avec les données de passeport sans téléverser l’image. La lecture du passeport et la numérisation par lot lisent les photos sur l’appareil sans les conserver. Activer cette option ne supprime pas les scans existants. Après le voyage, le propriétaire peut les examiner et utiliser la suppression des documents du voyage sur un groupe terminé.
L’authentification à deux facteurs est facultative et recommandée. Ouvrez votre profil pour les instructions d’installation, la configuration par QR et les codes de récupération.
Approuver les pèlerins
Les nouvelles inscriptions (et les imports) peuvent arriver en attente de validation. Approuvez-les une fois leurs informations vérifiées. Seuls les pèlerins approuvés sont décomptés du quota de votre formule et apparaissent sur les exports destinés aux partenaires tels que les dossiers de visa et les manifestes.
Modifier et organiser
- Cliquez sur un pèlerin pour modifier sa fiche ou téléverser un scan de passeport.
- Utilisez les actions groupées pour rattacher plusieurs pèlerins à un groupe en une fois.
- Filtrez et recherchez par groupe, statut, nationalité et bien d'autres critères.
Limites des formules
- Essai gratuit : jusqu'à 100 pèlerins approuvés.
- Starter : jusqu'à 250 pèlerins approuvés sur 12 mois glissants (limite souple — vous êtes averti, jamais bloqué).
- Professional : jusqu’à 1 500 pèlerins approuvés sur douze mois glissants, avec une limite souple. Les limites d’Enterprise et des accès à vie sont différentes ; consultez celles de votre compte dans la facturation.