Ziyara gère l'hébergement à La Mecque comme à Médine, suit la capacité des chambres et peut attribuer les pèlerins automatiquement.
Ajouter des hôtels
- Ouvrez Hôtels dans la barre latérale.
- Cliquez sur Créer et saisissez le nom de l'hôtel, la ville (La Mecque ou Médine), le nombre d'étoiles et la distance du Haram.
- Ajoutez les chambres disponibles pour votre groupe, avec leur capacité (par exemple quadruple = 4 lits).
Si l'hôtel vous garde un bloc de chambres, ouvrez l'onglet Hôtels du groupe et renseignez pour le séjour Chambres sous contrat et Date limite de rétrocession des chambres invendues. Cinq jours avant cette date, tant que des chambres sous contrat restent vides, votre équipe reçoit une notification avec le nombre de chambres inoccupées.
Dates et disponibilité
Ouvrez l'onglet Hôtels du groupe et saisissez les dates d'arrivée et de départ de chaque hôtel. Le séjour doit se situer dans les dates du voyage, et le départ doit suivre l'arrivée. Tant que les dates de séjour ne sont pas saisies, la disponibilité est vérifiée sur toute la période du voyage du groupe. Saisissez donc les dates de l'hôtel avant d'ajouter la même chambre à un autre groupe.
Le même numéro de chambre d'un hôtel peut être réservé pour des groupes différents si les séjours ne se chevauchent pas. Un groupe peut partir le jour d'arrivée du groupe suivant. Le plan de l'hôtel affiche ces dates et signale celles qui manquent.
Attribuer les chambres
Ouvrez Chambres, ou le plan des chambres d'un hôtel depuis Hôtels, pour affecter les pèlerins à des chambres précises. Vous pouvez :
- Placer les pèlerins un par un
- Réserver chaque chambre à un seul sexe (la chambre est réservée aux hommes ou aux femmes selon le premier pèlerin affecté)
- Consulter en direct l'occupation et les lits restants par chambre
Le pèlerin et la chambre doivent appartenir au même groupe, et la chambre doit correspondre au type de chambre de la formule achetée. Marquez une chambre familiale comme Famille et affectez ses occupants à la main. Avant de changer le groupe, l'hôtel ou la ville de l'hôtel d'une chambre occupée, retirez ses occupants. La capacité ne peut pas descendre sous le nombre d'occupants ni modifier le type de chambre qu'ils ont acheté.
Attribution automatique intelligente
Choisissez un groupe actif ou planifié et lancez l'Attribution automatique intelligente. Seuls les pèlerins approuvés sans chambre sont placés ; les affectations existantes restent intactes. Les inscriptions en attente n'occupent pas de lits confirmés, et la capacité est vérifiée de nouveau lors de leur approbation.
Le résultat présente, ville par ville, les nouvelles affectations, les pèlerins restants et les raisons : sexe non renseigné, aucun type de chambre correspondant, chambres pleines ou chambre familiale à remplir à la main. Le remplissage groupé n'utilise que les chambres sélectionnées. Le remplissage depuis le plan d'un hôtel n'utilise que les chambres de cet hôtel et ouvre les pèlerins restants pour un placement manuel par glisser-déposer.
Chambres en double
Si le même numéro de chambre a été saisi plusieurs fois pour un même hôtel et un même groupe, tous les enregistrements et affectations sont conservés et signalés pour vérification. Dans Chambres, utilisez le filtre Chambre en double : vérification requise. Sélectionnez au besoin tous les groupes pour inclure les départs plus anciens.
Vérifiez les numéros de chambre réels. S'il s'agit de chambres différentes, corrigez le numéro erroné ; ses affectations restent attachées. Si une même chambre a plusieurs enregistrements, retirez les occupants de l'enregistrement en trop, supprimez-le, puis placez les pèlerins sans chambre dans des chambres adaptées. Aucune nouvelle affectation n'est possible sur un enregistrement en double tant que le conflit n'est pas résolu.
Listes de répartition des chambres
Exportez une liste de répartition des chambres (Excel) à envoyer à vos hôtels : elle regroupe les pèlerins par hôtel et par numéro de chambre, prête pour l'arrivée. Voir Exports.
Choisissez la langue de l'export. La liste reprend les dates du voyage ainsi que les dates d'arrivée et de départ propres à chaque hôtel.