Check-list avant le départ d'un groupe Omra — 8 semaines avant le décollage

Les deux derniers mois avant un départ Omra décident de la façon dont le voyage sera vécu. Presque toutes les crises à l'aéroport — le passeport expiré, le solde impayé, le pèlerin qui n'a jamais reçu l'heure de rendez-vous — étaient visibles des semaines plus tôt pour qui regardait la bonne liste.

Cette check-list met ces semaines en ordre. Adaptez le calendrier aux échéances de votre opérateur et de votre compagnie, mais gardez l'enchaînement : d'abord les données, ensuite l'argent, puis la logistique, et enfin les personnes.

8 semaines avant le départ : données complètes

• Chaque pèlerin inscrit a une fiche complète : nom exactement comme sur le passeport, numéro et date d'expiration du passeport, date de naissance, nationalité, sexe et numéro de téléphone.
• L'expiration des passeports est vérifiée au regard de la règle des six mois, comptés à partir de l'arrivée en Arabie saoudite. Toute personne en dessous lance son renouvellement cette semaine.
• Les scans de passeport et les photos de visa sont collectés et lisibles, avec la photo sur fond blanc uni.
• Les préférences de chambre et les compagnons de voyage sont notés, pour que la répartition parte de faits et non d'appels téléphoniques.
• Une liste d'attente est ouverte si le groupe est complet, pour remplacer une annulation avant la date limite des noms de la compagnie.

6 semaines avant : le volet saoudien

• Les données finales des pèlerins sont envoyées à votre opérateur saoudien, dans le format qu'il demande.
• Les hôtels sont confirmés et enregistrés sur Nusuk Masar par votre opérateur, comme l'exigent les visas Omra (voir Règles Nusuk pour les agences Omra).
• Les demandes de visa sont déposées, et chaque photo refusée ou incohérence de données est corrigée le jour même.
• Les recommandations de vaccination sont envoyées à chaque pèlerin, avec les exigences en vigueur du ministère de la Santé pour la saison (voir Documents requis pour l'Omra et le Hajj).

4 semaines avant : argent et sièges

• L'avant-dernière échéance est encaissée, avec des rappels envoyés uniquement aux pèlerins qui doivent encore de l'argent (voir Gérer les échéances et les paiements des groupes Omra).
• Les noms sont transmis à la compagnie avant sa date limite, à partir des données de passeport vérifiées — jamais ressaisies (voir Manifestes de vol pour groupes de pèlerins).
• Les annulations sont remplacées depuis la liste d'attente tant que les changements de nom sont gratuits ou bon marché.
• L'assurance est souscrite pour chaque pèlerin qui en a besoin, avec les numéros de police notés.

2 semaines avant : logistique verrouillée

• Les soldes sont réglés, ou un accord écrit existe avec ceux qui ne l'ont pas fait.
• Les listes de chambres pour La Mecque et Médine sont finalisées et envoyées aux hôtels (voir Listes de chambres pour les groupes Omra et Hajj).
• Les transferts en car et les horaires des ziyarat sont confirmés avec l'opérateur.
• Le kit du chef de groupe est prêt : liste des pèlerins avec numéros de téléphone, listes de chambres, détails des vols, adresses des hôtels, contacts de l'opérateur et numéros d'urgence.
• Les badges sont imprimés ou délivrés en version numérique, avec la photo de chaque pèlerin, son hôtel et le numéro du chef de groupe.

Dernière semaine : les pèlerins sont prêts

• La réunion d'avant-départ a lieu — en personne si possible — et couvre le programme, l'ihram et les rites, les règles de bagages, l'argent et les téléphones.
• L'application Nusuk est installée et connectée sur le téléphone de chaque pèlerin, avec de l'aide pour ceux qui en ont besoin.
• Les détails du départ sont envoyés par SMS et dans l'application pèlerin : heure et lieu de rendez-vous à l'aéroport, terminal, heure d'enregistrement et numéro du chef de groupe.
• Les familles restées à la maison reçoivent un contact d'urgence à l'agence.
• Les visas sont remis aux pèlerins, et le chef de groupe en garde une copie.

48 heures avant et jour du départ

• Un rappel est renvoyé avec l'heure et le lieu de rendez-vous.
• Le chef de groupe appelle ceux qui n'ont pas lu l'annonce.
• À l'aéroport : comptage du groupe par rapport au manifeste, passeports vérifiés au point de rendez-vous, poids des bagages contrôlé avant le comptoir.
• Un message aux familles une fois le groupe embarqué — la marque d'attention la plus simple de tout le voyage.

Téléchargez-la comme fichier de travail

Vous préférez tenir cette liste dans un tableur ? Nos modèles Excel gratuits comprennent une liste de pèlerins avec les colonnes de passeport nécessaires, une liste de chambres qui signale les chambres surchargées ou mixtes, et un manifeste de vol qui passe l'expiration du passeport en rouge quand elle est trop proche du vol.

Comment Ziyara vous aide

Dans Ziyara, la plupart de cette check-list est un filtre plutôt qu'une tâche. Les fiches incomplètes et les passeports qui expirent sont visibles dans la liste des pèlerins, les soldes restants s'affichent par pèlerin, les rappels de paiement et de documents ne partent qu'aux personnes concernées, les listes de chambres et les manifestes sont générés à partir des mêmes données vérifiées, et les annonces de départ arrivent sur les téléphones des pèlerins en notifications push et par SMS.

Vous pouvez dérouler la check-list de votre prochain départ pendant l'essai gratuit.

Questions fréquentes

Que doivent emporter les pèlerins le jour du départ ?

Leur passeport, une copie papier ou numérique du visa, leur certificat de vaccination le cas échéant, l'application Nusuk connectée sur leur téléphone, l'ihram pour les hommes s'ils entrent en état de sacralisation avant l'atterrissage, et le numéro du chef de groupe. Communiquez la franchise bagages par écrit, car elle diffère d'une compagnie à l'autre.

Quand une agence doit-elle organiser la réunion d'avant-départ ?

Pendant la dernière semaine avant le départ, quand le vol, les hôtels et l'heure de rendez-vous sont définitifs. Une soirée d'information un ou deux mois plus tôt vaut aussi la peine pour les pèlerins qui partent pour la première fois.

Combien de chefs de groupe faut-il pour un groupe Omra ?

Un chef de groupe expérimenté est courant pour des groupes allant jusqu'à environ 40 à 50 pèlerins, avec une deuxième personne pour les groupes plus importants ou comptant beaucoup de pèlerins âgés. Désignez un adjoint dans tous les cas, pour que le groupe ne dépende jamais d'un seul téléphone.

Que faire si le visa d'un pèlerin n'est pas arrivé quelques jours avant le départ ?

Contactez immédiatement votre opérateur saoudien avec les données du pèlerin et la référence de la demande. Ne laissez pas le pèlerin se rendre à l'aéroport sans visa, et vérifiez ce que prévoit votre contrat pour les coûts de vol et d'hôtel dans ce cas.