Oleh Ahmed, Pendiri Ziyara Terakhir diperbarui 14 September 2026
Dua bulan terakhir sebelum keberangkatan umrah menentukan bagaimana perjalanan itu akan terasa. Hampir setiap krisis di bandara — paspor yang habis berlaku, pelunasan yang belum dibayar, jamaah yang tidak pernah menerima jam kumpul — sebenarnya sudah terlihat berminggu-minggu sebelumnya bagi siapa pun yang melihat daftar yang tepat.
Daftar periksa ini menyusun minggu-minggu tersebut secara berurutan. Sesuaikan waktunya dengan tenggat operator dan maskapai Anda, tetapi pertahankan urutannya: data dulu, lalu uang, kemudian logistik, dan terakhir jamaah.
8 minggu sebelum keberangkatan: data lengkap
- Setiap jamaah terdaftar memiliki profil lengkap: nama persis seperti di paspor, nomor dan masa berlaku paspor, tanggal lahir, kewarganegaraan, jenis kelamin, dan nomor telepon.
- Masa berlaku paspor diperiksa terhadap aturan enam bulan, dihitung sejak tiba di Arab Saudi. Siapa pun yang kurang mulai memperpanjang paspor minggu ini.
- Pindaian paspor dan foto visa sudah terkumpul dan terbaca jelas, dengan foto berlatar putih polos.
- Preferensi kamar dan teman seperjalanan dicatat, sehingga pembagian kamar bisa dimulai dari data, bukan dari telepon.
- Daftar tunggu dibuka jika grup sudah penuh, agar pembatalan bisa diganti sebelum tenggat nama dari maskapai.
6 minggu sebelumnya: urusan di Saudi
- Data final jamaah dikirim ke operator Saudi Anda, dalam format yang diminta.
- Hotel dikonfirmasi dan didaftarkan di Nusuk Masar oleh operator Anda, sebagaimana diwajibkan untuk visa umrah (lihat Aturan Nusuk untuk Travel Umrah).
- Pengajuan visa dikirim, dan setiap foto yang ditolak atau data yang tidak cocok diperbaiki pada hari yang sama.
- Informasi vaksinasi dikirim ke setiap jamaah, sesuai persyaratan Kementerian Kesehatan Saudi yang berlaku untuk musim ini (lihat Dokumen Persyaratan Umrah & Haji).
4 minggu sebelumnya: uang dan kursi
- Cicilan sebelum pelunasan ditagih, dengan pengingat hanya dikirim kepada jamaah yang masih memiliki tunggakan (lihat Mengelola Cicilan & Pembayaran Grup Umrah).
- Nama penumpang dikirim sebelum tenggat maskapai, dari data paspor yang sudah diverifikasi — tidak pernah diketik ulang (lihat Manifes Penerbangan untuk Grup Jamaah).
- Pembatalan diganti dari daftar tunggu selama perubahan nama masih gratis atau murah.
- Asuransi diurus untuk setiap jamaah yang membutuhkannya, dengan nomor polis dicatat.
2 minggu sebelumnya: logistik dikunci
- Pelunasan sudah dibayar, atau ada kesepakatan tertulis dengan jamaah yang belum melunasi.
- Daftar kamar untuk Makkah dan Madinah difinalkan dan dikirim ke hotel (lihat Daftar Kamar untuk Grup Umrah & Haji).
- Transfer bus dan jadwal ziarah dikonfirmasi dengan operator.
- Perlengkapan ketua rombongan disiapkan: daftar jamaah dengan nomor telepon, daftar kamar, detail penerbangan, alamat hotel, kontak operator, dan nomor darurat.
- Kartu identitas dicetak atau diterbitkan secara digital, berisi foto jamaah, hotel, dan nomor ketua rombongan.
Minggu terakhir: jamaah siap
- Pertemuan pra-keberangkatan diadakan — tatap muka bila memungkinkan — membahas itinerary, ihram dan manasik, aturan bagasi, uang, dan ponsel.
- Aplikasi Nusuk terpasang dan sudah login di ponsel setiap jamaah, dengan bantuan bagi yang membutuhkan.
- Detail keberangkatan dikirim lewat SMS dan aplikasi jamaah: jam dan titik kumpul di bandara, terminal, waktu check-in, dan nomor ketua rombongan.
- Keluarga di rumah diberi kontak darurat di kantor travel.
- Visa dibagikan kepada jamaah, dan salinannya disimpan ketua rombongan.
48 jam sebelumnya dan hari keberangkatan
- Pengingat dikirim ulang berisi jam dan titik kumpul.
- Ketua rombongan menelepon jamaah yang belum membaca pengumuman.
- Di bandara: hitung jumlah jamaah sesuai manifes, periksa paspor di titik kumpul, dan cek berat bagasi sebelum ke konter.
- Kirim pesan ke keluarga setelah rombongan naik pesawat — cara paling mudah membangun kepercayaan selama perjalanan.
Unduh sebagai file kerja
Lebih suka memakai spreadsheet? Template Excel gratis kami berisi daftar jamaah dengan kolom paspor yang Anda perlukan, daftar kamar yang menandai kamar kelebihan penghuni dan kamar campur jenis kelamin, serta manifes penerbangan yang mewarnai masa berlaku paspor dengan merah jika terlalu dekat dengan tanggal penerbangan.
Bagaimana Ziyara membantu
Di Ziyara, sebagian besar daftar periksa ini cukup berupa filter, bukan tugas. Profil yang belum lengkap dan paspor yang akan habis terlihat di daftar jamaah, sisa tagihan tampil per jamaah, pengingat pembayaran dan dokumen hanya dikirim kepada yang membutuhkannya, daftar kamar dan manifes dihasilkan dari data terverifikasi yang sama, dan pengumuman keberangkatan sampai ke ponsel jamaah sebagai notifikasi push dan SMS.
Anda bisa menjalankan daftar periksa keberangkatan berikutnya di uji coba gratis.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang harus dibawa jamaah pada hari keberangkatan?
Paspor, salinan visa cetak atau digital, sertifikat vaksinasi bila diwajibkan, aplikasi Nusuk yang sudah login di ponsel, kain ihram bagi laki-laki jika berihram sebelum mendarat, dan nomor telepon ketua rombongan. Sampaikan batas bagasi secara tertulis, karena setiap maskapai berbeda.
Kapan travel sebaiknya mengadakan pertemuan pra-keberangkatan?
Di minggu terakhir sebelum keberangkatan, saat penerbangan, hotel, dan jam kumpul sudah final. Malam informasi satu atau dua bulan sebelumnya juga layak diadakan untuk jamaah yang baru pertama kali berumrah.
Berapa banyak ketua rombongan yang dibutuhkan grup umrah?
Satu ketua rombongan berpengalaman umumnya cukup untuk grup hingga sekitar 40 sampai 50 jamaah, dengan orang kedua untuk grup yang lebih besar atau grup dengan banyak jamaah lansia. Tetap tunjuk wakil dalam kondisi apa pun, agar grup tidak bergantung pada satu ponsel.
Bagaimana jika visa jamaah belum terbit beberapa hari sebelum keberangkatan?
Segera hubungi operator Saudi Anda dengan data jamaah dan nomor referensi pengajuan. Jangan biarkan jamaah berangkat ke bandara tanpa visa, dan periksa ketentuan kontrak Anda tentang biaya penerbangan dan hotel dalam kasus seperti ini.
