بقلم أحمد, مؤسس زيارة آخر تحديث 14 سبتمبر 2026
الشهران الأخيران قبل رحلة العمرة يحددان كيف ستكون الرحلة. فكل أزمة تقريبًا في المطار — جواز منتهٍ، أو رصيد غير مدفوع، أو معتمر لم يصله موعد التجمع — كانت ظاهرة قبل أسابيع لمن ينظر إلى القائمة الصحيحة.
ترتّب هذه القائمة تلك الأسابيع. عدّل التوقيت وفق مواعيد مشغّلك وشركة الطيران، لكن حافظ على الترتيب: البيانات أولًا، ثم المال، ثم الترتيبات، وأخيرًا الناس.
قبل السفر بـ8 أسابيع: البيانات مكتملة
- لكل معتمر مسجّل ملف مكتمل: الاسم كما في الجواز تمامًا، ورقم الجواز وتاريخ انتهائه، وتاريخ الميلاد، والجنسية، والجنس، ورقم الهاتف.
- فحص صلاحية الجواز وفق قاعدة الستة أشهر محسوبة من الوصول إلى السعودية. ومن لا يستوفيها يبدأ التجديد هذا الأسبوع.
- جمع صور الجوازات وصور التأشيرة بوضوح، والصورة على خلفية بيضاء سادة.
- تسجيل الغرف المفضلة ومرافقي السفر، ليبدأ التسكين من الحقائق لا من المكالمات.
- فتح قائمة انتظار إذا اكتملت المجموعة، ليُستبدل أي إلغاء قبل موعد الأسماء لدى شركة الطيران.
قبل 6 أسابيع: الجانب السعودي
- إرسال بيانات المعتمرين النهائية إلى المشغّل السعودي بالصيغة التي يطلبها.
- تأكيد الفنادق وتسجيلها على نسك مسار عبر المشغّل كما تشترط تأشيرات العمرة (راجع قواعد نسك لوكالات العمرة).
- تقديم طلبات التأشيرات، وتصحيح أي صورة مرفوضة أو اختلاف في البيانات في اليوم نفسه.
- إرسال إرشادات اللقاحات لكل معتمر مع اشتراطات وزارة الصحة الحالية للموسم (راجع وثائق العمرة والحج المطلوبة).
قبل 4 أسابيع: المال والمقاعد
- تحصيل الأقساط قبل الأخيرة، وإرسال التذكيرات لمن لا يزالون مدينين فقط (راجع إدارة الأقساط والدفعات لمجموعات العمرة).
- تسليم الأسماء لشركة الطيران قبل الموعد، من بيانات الجوازات المدققة — دون إعادة كتابتها أبدًا (راجع قوائم الركاب لمجموعات المعتمرين).
- استبدال الإلغاءات من قائمة الانتظار ما دام تغيير الأسماء مجانيًا أو رخيصًا.
- ترتيب التأمين لكل معتمر يحتاجه وتسجيل أرقام الوثائق.
قبل أسبوعين: الترتيبات مثبّتة
- دفع الأرصدة المتبقية، أو اتفاق مكتوب مع من لم يدفع.
- اكتمال قوائم الغرف لمكة والمدينة وإرسالها إلى الفنادق (راجع قوائم الغرف لمجموعات العمرة والحج).
- تأكيد مواعيد النقل بالحافلات والزيارات مع المشغّل.
- تجهيز ملف قائد المجموعة: قائمة المعتمرين بأرقام هواتفهم، وقوائم الغرف، وبيانات الرحلات، وعناوين الفنادق، وجهات اتصال المشغّل، وأرقام الطوارئ.
- طباعة الشارات أو إصدارها رقميًا بصورة المعتمر وفندقه ورقم القائد.
الأسبوع الأخير: الناس جاهزون
- عقد لقاء ما قبل السفر — حضوريًا إن أمكن — عن البرنامج والإحرام والمناسك وقواعد الأمتعة والمال والهواتف.
- تثبيت تطبيق نسك على هاتف كل معتمر وتسجيل الدخول، مع مساعدة من يحتاج.
- إرسال تفاصيل المغادرة بالرسائل النصية وفي تطبيق المعتمرين: موعد التجمع ومكانه في المطار، والصالة، وموعد إنهاء الإجراءات، ورقم القائد.
- إعطاء العائلات في الوطن جهة اتصال في الوكالة للطوارئ.
- مشاركة التأشيرات مع المعتمرين، ونسخة لدى القائد.
قبل 48 ساعة ويوم السفر
- إعادة إرسال التذكير بـموعد التجمع ومكانه.
- يتصل القائد بمن لم يقرأ الإعلان للتأكيد.
- في المطار: عدّ المعتمرين مقابل قائمة الركاب، والتحقق من الجوازات عند نقطة التجمع، وفحص أوزان الأمتعة قبل الكاونتر.
- رسالة إلى العائلات عند صعود المجموعة إلى الطائرة — أسهل ما يكسب الود في الرحلة كلها.
نزّلها ملفًا للعمل
تفضّل الجدول؟ قوالب Excel المجانية تشمل قائمة معتمرين بأعمدة الجواز التي تحتاجها، وقائمة غرف تنبّه إلى الغرف المكتظة والمختلطة، وقائمة ركاب طيران تلوّن صلاحية الجواز بالأحمر إذا اقتربت كثيرًا من موعد الرحلة.
كيف يساعد Ziyara
في Ziyara معظم هذه القائمة تصفية لا مهمة. تظهر الملفات الناقصة والجوازات القريبة من الانتهاء في قائمة المعتمرين، وتظهر المديونيات لكل معتمر، وتذهب تذكيرات الدفع والوثائق لمن يحتاجها فقط، وتُولَّد قوائم الغرف وقوائم الركاب من البيانات المدققة نفسها، وتصل إعلانات المغادرة إلى هواتف المعتمرين إشعاراتٍ فورية ورسائل نصية.
يمكنك تطبيق قائمة رحلتك القادمة في التجربة المجانية.
الأسئلة الشائعة
ماذا يحضر المعتمرون يوم السفر؟
الجواز، ونسخة مطبوعة أو رقمية من التأشيرة، وشهادة اللقاح حيث تُطلب، وتطبيق نسك مسجّل الدخول على الهاتف، وملابس الإحرام للرجال إن كانوا سيُحرمون قبل الهبوط، ورقم هاتف قائد المجموعة. وأبلغهم كتابيًا بوزن الأمتعة المسموح، لأنه يختلف بين شركات الطيران.
متى تعقد الوكالة لقاء ما قبل السفر؟
في الأسبوع الأخير قبل السفر، حين تكون الرحلة والفنادق وموعد التجمع نهائية. ويستحق الأمر أيضًا عقد أمسية تعريفية أبكر، قبل شهر أو شهرين، لمن يعتمرون لأول مرة.
كم قائدًا تحتاج مجموعة العمرة؟
قائد واحد متمرس شائع للمجموعات حتى نحو 40–50 معتمرًا، مع شخص ثانٍ للمجموعات الأكبر أو التي تضم كثيرًا من كبار السن. وعيّن نائبًا في كل الأحوال، حتى لا تعتمد المجموعة على هاتف واحد.
ماذا لو لم تصدر تأشيرة معتمر قبل السفر بأيام؟
تواصل فورًا مع مشغّلك السعودي ببيانات المعتمر ورقم الطلب. لا تدع المعتمر يذهب إلى المطار دون تأشيرة، وراجع شروط عقدك بشأن ما يحدث لتكاليف الطيران والفندق.
