Umre Grupları İçin Yolculuk Öncesi Kontrol Listesi

Bir umre seferinden önceki son iki ay, yolculuğun nasıl geçeceğine karar verir. Havalimanındaki neredeyse her kriz — süresi dolmuş pasaport, ödenmemiş bakiye, buluşma saatini hiç almamış yolcu — doğru listeye bakan herkese haftalar önceden görünüyordu.

Bu kontrol listesi o haftaları sıraya koyuyor. Zamanlamayı operatörünüzün ve havayolunuzun tarihlerine uyarlayın ama sırayı koruyun: önce veri, sonra para, ardından lojistik, en son insanlar.

Kalkıştan 8 hafta önce: veri eksiksiz

• Kayıtlı her yolcunun eksiksiz profili var: pasaporttaki haliyle ad, pasaport numarası ve geçerlilik tarihi, doğum tarihi, uyruk, cinsiyet ve telefon numarası.
• Pasaport geçerliliği Suudi Arabistan'a varıştan itibaren sayılan altı ay kuralına göre kontrol edildi. Şartı sağlamayanlar yenilemeyi bu hafta başlatıyor.
• Pasaport taramaları ve vize fotoğrafları toplandı ve okunaklı; fotoğraf düz beyaz fonlu.
• Oda tercihleri ve birlikte seyahat edenler kaydedildi; oda planı, telefonla alınan dağınık bilgiler yerine kayıtlara dayanır.
• Grup doluysa bekleme listesi açıldı; iptal edilen bir kaydın yerine havayolunun isim bildirme tarihinden önce yeni bir yolcu alınabilsin.

6 hafta önce: Suudi tarafı

• Kesin yolcu bilgileri, istediği formatta Suudi operatöre gönderildi.
• Oteller onaylandı ve umre vizeleri için gerektiği gibi operatör tarafından Nusuk Masar'a kaydedildi (bkz. Umre Acenteleri için Nusuk Kuralları).
• Vize dosyaları eksiksiz ve operatörde; başvuru tarihi de kararlaştırıldı. Umre vizesi düzenlendikten sonra 30 gün içinde kullanılmak zorunda olduğundan daha erken çıkmamalı.
• Sezonun güncel Sağlık Bakanlığı şartlarıyla birlikte her yolcuya aşı bilgilendirmesi gönderildi (bkz. Umre ve Hac için Gerekli Belgeler).

4 hafta önce: para ve koltuklar

• Vize başvuruları, vizeler varıştan önceki 30 gün içinde çıkacak şekilde yapıldı; reddedilen her fotoğraf ya da bilgi uyuşmazlığı aynı gün düzeltildi.
• Sondan bir önceki taksitler toplandı; hatırlatmalar yalnızca hâlâ borcu olanlara gönderildi (bkz. Umre Grupları için Taksit ve Ödeme Yönetimi).
• İsimler havayoluna son tarihten önce, doğrulanmış pasaport bilgilerinden bildirildi — asla yeniden yazılmadı (bkz. Yolcu Grupları için Uçuş Yolcu Listeleri).
• İptaller, isim değişiklikleri hâlâ ücretsiz ya da ucuzken bekleme listesinden dolduruldu.
• İhtiyacı olan her yolcu için sigorta yapıldı, poliçe numaraları kaydedildi.

2 hafta önce: lojistik kesinleşti

• Kalan bakiyeler ödendi ya da ödemeyenlerle yazılı bir anlaşma yapıldı.
• Mekke ve Medine için oda yerleşim listeleri tamamlanıp otellere gönderildi (bkz. Umre ve Hac Grupları için Oda Yerleşim Listeleri).
• Otobüs transferleri ve ziyaret saatleri operatörle teyit edildi.
• Grup başkanı dosyası hazır: telefon numaralarıyla yolcu listesi, oda yerleşim listeleri, uçuş bilgileri, otel adresleri, operatör iletişimleri ve acil numaralar.
• Yaka kartları yolcunun fotoğrafı, oteli ve başkanın numarasıyla basıldı ya da dijital olarak verildi.

Son hafta: insanlar hazır

• Yola çıkış toplantısı yapıldı — mümkünse yüz yüze — program, ihram ve ibadetler, bagaj kuralları, para ve telefonlar konuşuldu.
• Nusuk uygulaması her yolcunun telefonuna kuruldu ve giriş yapıldı; ihtiyacı olanlara yardım edildi.
• Kalkış bilgileri SMS ve yolcu uygulamasıyla gönderildi: havalimanında buluşma saati ve yeri, terminal, check-in saati ve başkanın numarası.
• Evdeki ailelere acil durumlar için acentede bir irtibat verildi.
• Vizeler yolculara iletildi, bir kopyası başkanda.

48 saat önce ve kalkış günü

• Buluşma saati ve yeriyle hatırlatma yeniden gönderildi.
• Başkan, duyuruyu okumayanları telefonla arayıp teyit ediyor.
• Havalimanında: yolcu listesine göre sayım, buluşma noktasında pasaport kontrolü, bankodan önce bagaj ağırlığı kontrolü.
• Grup uçağa bindiğinde ailelere haber verildi; kısa bir mesaj yakınlarını rahatlatır.

Çalışma dosyası olarak indirin

Tabloyu mu tercih ediyorsunuz? Ücretsiz Excel şablonlarımız gereken pasaport sütunlarını içeren bir yolcu listesi, fazla dolu ve karışık cinsiyetli odaları işaretleyen bir oda yerleşim listesi ve pasaport geçerliliği uçuşa çok yakınsa kırmızıya dönen bir uçuş yolcu listesi içerir.

Ziyara nasıl yardımcı olur

Ziyara'da bu kontrollerin çoğunu mevcut listeler ve filtreler üzerinden yapabilirsiniz. Eksik profiller ve süresi dolmak üzere olan pasaportlar yolcu listesinde görünür, kalan bakiyeler yolcu bazında izlenir, ödeme ve belge hatırlatmaları yalnızca ihtiyacı olanlara gider, oda yerleşim listeleri ve yolcu listeleri aynı doğrulanmış veriden üretilir ve kalkış duyuruları yolcuların telefonlarına anlık bildirim ve SMS olarak ulaşır. İki adım kendiliğinden de yürüyebilir: Acente Ayarları → Yolculara mesajlar altında açtığınızda Ziyara her yolcuya turdan bir hafta önce yola çıkış bilgilerini e-postayla gönderir, hâlâ borcu olanlara da ödeme günü gelmeden hatırlatır.

Bir sonraki seferinizin kontrol listesini ücretsiz denemede uygulayabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Yolcular kalkış günü yanlarında ne getirmeli?

Pasaport, vizenin basılı ya da dijital kopyası, gerekiyorsa aşı belgesi, telefonda giriş yapılmış Nusuk uygulaması, inişten önce ihrama girecekse erkekler için ihram ve grup başkanının telefon numarası. Bagaj hakkını yazılı bildirin, çünkü havayoluna göre değişir.

Acente yola çıkış toplantısını ne zaman yapmalı?

Uçuş, oteller ve buluşma saati kesinleştiğinde, kalkıştan önceki son hafta. İlk kez gidenler için bir iki ay önce ayrıca bir bilgilendirme akşamı yapmak da değerlidir.

Bir umre grubunun kaç lidere ihtiyacı var?

Yaklaşık 40–50 yolcuya kadar gruplarda deneyimli tek bir lider yaygındır; daha büyük ya da çok sayıda yaşlı yolcu olan gruplarda ikinci bir kişi eklenir. Her durumda bir yardımcı belirleyin; grup asla tek bir telefona bağlı kalmasın.

Kalkışa birkaç gün kala bir yolcunun vizesi çıkmadıysa ne yapmalı?

Yolcunun bilgileri ve başvuru numarasıyla hemen Suudi operatörünüze ulaşın. Yolcunun vizesiz havalimanına gitmesine izin vermeyin ve uçuş ile otel masraflarına ne olacağı konusunda sözleşme koşullarınızı kontrol edin.