Checkliste vor der Abreise einer Umrah-Gruppe — 8 Wochen bis zum Abflug

Die letzten zwei Monate vor einer Umrah-Abreise entscheiden, wie sich die Reise anfühlt. Fast jede Krise am Flughafen — der abgelaufene Pass, der offene Restbetrag, der Pilger, der den Treffpunkt nie erhalten hat — war Wochen vorher für jeden sichtbar, der auf die richtige Liste geschaut hat.

Diese Checkliste bringt diese Wochen in eine Reihenfolge. Passen Sie die Zeitpunkte an die Fristen Ihres Operators und Ihrer Airline an, aber behalten Sie die Reihenfolge bei: erst Daten, dann Geld, dann Logistik, zuletzt die Menschen.

8 Wochen vor Abreise: Daten vollständig

• Jeder angemeldete Pilger hat ein vollständiges Profil: Name genau wie im Pass, Passnummer und Ablaufdatum, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Telefonnummer.
• Passablauf geprüft nach der Sechs-Monats-Regel, gerechnet ab Einreise nach Saudi-Arabien. Wer sie nicht erfüllt, beantragt diese Woche einen neuen Pass.
• Passscans und Visumfotos gesammelt und lesbar, das Foto vor schlicht weißem Hintergrund.
• Zimmerwünsche und Mitreisende erfasst, damit die Zimmerbelegung mit Fakten statt mit Telefonaten beginnt.
• Warteliste geöffnet, wenn die Gruppe voll ist, damit eine Stornierung vor der Namensfrist der Airline nachbesetzt werden kann.

6 Wochen vorher: die saudische Seite

• Endgültige Pilgerdaten an den saudischen Operator geschickt, im gewünschten Format.
• Hotels bestätigt und vom Operator auf Nusuk Masar erfasst, wie es für Umrah-Visa vorgeschrieben ist (siehe Nusuk-Regeln für Umrah-Agenturen).
• Visumanträge gestellt und jedes abgelehnte Foto oder jede Datenabweichung noch am selben Tag korrigiert.
• Impfhinweise an jeden Pilger verschickt, mit den aktuellen Anforderungen des Gesundheitsministeriums für die Saison (siehe Dokumente für Umrah und Hadsch).

4 Wochen vorher: Geld und Sitzplätze

• Vorletzte Raten eingenommen, Erinnerungen nur an Pilger mit offenem Betrag (siehe Raten & Zahlungen für Umrah-Gruppen verwalten).
• Namen an die Airline vor der Frist übermittelt, aus den geprüften Passdaten — nie abgetippt (siehe Flugmanifeste für Pilgergruppen).
• Stornierungen aus der Warteliste nachbesetzt, solange Namensänderungen noch kostenlos oder günstig sind.
• Versicherung für jeden Pilger abgeschlossen, der sie braucht, Policennummern erfasst.

2 Wochen vorher: Logistik fixiert

• Restbeträge bezahlt oder eine schriftliche Vereinbarung mit allen, die noch nicht gezahlt haben.
• Zimmerlisten für Mekka und Medina fertig und an die Hotels geschickt (siehe Zimmerlisten für Umrah- & Hadsch-Gruppen).
• Bustransfers und Ziyarat-Zeiten mit dem Operator bestätigt.
• Mappe für den Gruppenleiter vorbereitet: Pilgerliste mit Telefonnummern, Zimmerlisten, Flugdaten, Hoteladressen, Kontakte des Operators und Notrufnummern.
• Ausweise gedruckt oder digital ausgegeben, mit Foto des Pilgers, Hotel und der Nummer des Leiters.

Letzte Woche: die Menschen bereit

• Vorbereitungstreffen abgehalten — wenn möglich persönlich — zu Programm, Ihram und Riten, Gepäckregeln, Geld und Handys.
• Nusuk-App auf dem Handy jedes Pilgers installiert und angemeldet, mit Hilfe für alle, die sie brauchen.
• Abreisedetails per SMS und in der Pilger-App verschickt: Treffzeit und Treffpunkt am Flughafen, Terminal, Check-in-Zeit und die Nummer des Leiters.
• Familien zu Hause haben einen Notfallkontakt in der Agentur.
• Visa an die Pilger weitergegeben, eine Kopie beim Leiter.

48 Stunden vorher und am Abreisetag

• Erinnerung mit Treffzeit und Treffpunkt erneut verschickt.
• Der Leiter ruft alle an, die die Ankündigung nicht gelesen haben.
• Am Flughafen: Abzählen anhand des Manifests, Pässe am Treffpunkt kontrolliert, Gepäckgewicht vor dem Schalter geprüft.
• Eine Nachricht an die Familien, sobald die Gruppe an Bord ist — das einfachste Wohlwollen der ganzen Reise.

Als Arbeitsdatei herunterladen

Lieber in einer Tabelle? Unsere kostenlosen Excel-Vorlagen enthalten eine Pilgerliste mit allen nötigen Passspalten, eine Zimmerliste, die überbelegte und gemischt belegte Zimmer markiert, und ein Flugmanifest, das den Passablauf rot färbt, wenn er zu nah am Flug liegt.

Wie Ziyara hilft

In Ziyara ist der Großteil dieser Checkliste ein Filter statt einer Aufgabe. Unvollständige Profile und ablaufende Pässe stehen in der Pilgerliste, offene Beträge sind pro Pilger sichtbar, Zahlungs- und Dokumentenerinnerungen gehen nur an die, die sie brauchen, Zimmerlisten und Manifeste entstehen aus denselben geprüften Daten, und Abreiseankündigungen erreichen die Pilger als Push-Mitteilung und SMS.

Die Checkliste Ihrer nächsten Abreise können Sie in der kostenlosen Testphase durchgehen.

Häufige Fragen

Was sollten Pilger am Abreisetag dabeihaben?

Pass, eine gedruckte oder digitale Kopie des Visums, das Impfzertifikat, wo es verlangt wird, die angemeldete Nusuk-App auf dem Handy, Ihram-Kleidung für Männer, falls sie den Weihezustand vor der Landung eingehen, und die Telefonnummer des Gruppenleiters. Nennen Sie die Freigepäckmenge schriftlich, denn sie unterscheidet sich je Airline.

Wann sollte die Agentur das Vorbereitungstreffen abhalten?

In der letzten Woche vor der Abreise, wenn Flug, Hotels und Treffzeit feststehen. Für Erstreisende lohnt sich zusätzlich ein früherer Infoabend, ein bis zwei Monate vorher.

Wie viele Leiter braucht eine Umrah-Gruppe?

Ein erfahrener Leiter ist für Gruppen bis etwa 40 bis 50 Pilger üblich, mit einer zweiten Person bei größeren Gruppen oder vielen älteren Pilgern. Benennen Sie in jedem Fall einen Stellvertreter, damit die Gruppe nie von einem einzigen Handy abhängt.

Was tun, wenn das Visum eines Pilgers wenige Tage vor Abreise fehlt?

Kontaktieren Sie sofort Ihren saudischen Operator mit den Daten des Pilgers und der Antragsnummer. Lassen Sie den Pilger nicht ohne Visum zum Flughafen fahren und prüfen Sie in Ihren Vertragsbedingungen, was mit den Flug- und Hotelkosten geschieht.