Kontrolna lista pred polazak umra-grupe — 8 sedmica do leta

Posljednja dva mjeseca pred umra-polazak odlučuju kakav će put biti. Gotovo svaka aerodromska kriza — istekao pasoš, neplaćen ostatak, putnik koji nikad nije dobio vrijeme okupljanja — bila je vidljiva sedmicama ranije svakome ko je gledao pravi spisak.

Ova kontrolna lista stavlja te sedmice u red. Prilagodite rokove svom operateru i aviokompaniji, ali zadržite redoslijed: prvo podaci, zatim novac, pa logistika, a na kraju ljudi.

8 sedmica prije polaska: podaci kompletni

• Svaki prijavljeni putnik ima kompletan karton: ime tačno kao u pasošu, broj i istek pasoša, datum rođenja, državljanstvo, spol i broj telefona.
• Istek pasoša provjeren prema pravilu od šest mjeseci, računato od dolaska u Saudijsku Arabiju. Ko ne ispunjava uslov, ove sedmice pokreće izradu novog pasoša.
• Skenovi pasoša i fotografije za vizu prikupljeni i čitljivi, s fotografijom na čistoj bijeloj pozadini.
• Željene sobe i saputnici upisani, pa raspored soba kreće od činjenica, a ne od poziva.
• Lista čekanja otvorena ako je grupa puna, da se otkaz može zamijeniti prije roka aviokompanije za imena.

6 sedmica prije: saudijska strana

• Konačni podaci o putnicima poslani saudijskom operateru, u formatu koji traži.
• Hoteli potvrđeni i evidentirani na Nusuk Masaru preko operatera, kako se traži za umra-vize (pogledajte Nusuk pravila za umra-agencije).
• Zahtjevi za vize predati, a svaka odbijena fotografija ili neslaganje podataka ispravljeno istog dana.
• Preporuke za vakcine poslane svakom putniku, s aktuelnim uslovima Ministarstva zdravlja za sezonu (pogledajte Dokumenti za umru i hadž).

4 sedmice prije: novac i sjedišta

• Pretposljednje rate naplaćene, a podsjetnici poslani samo onima koji još duguju (pogledajte Vođenje rata i uplata za umra-grupe).
• Imena poslana aviokompaniji prije roka, iz provjerenih podataka iz pasoša — nikad prekucana (pogledajte Avio-manifesti za grupe putnika).
• Otkazi zamijenjeni s liste čekanja dok su izmjene imena još besplatne ili jeftine.
• Osiguranje uređeno za svakog putnika kome treba, s upisanim brojevima polisa.

2 sedmice prije: logistika zaključana

• Ostatak uplata plaćen, ili pisani dogovor s onima koji nisu platili.
• Spiskovi soba za Meku i Medinu završeni i poslani hotelima (pogledajte Spiskovi soba za umra i hadž grupe).
• Transferi autobusom i zijareti potvrđeni s operaterom.
• Paket za vođu grupe spreman: spisak putnika s brojevima telefona, spiskovi soba, podaci o letovima, adrese hotela, kontakti operatera i brojevi za hitne slučajeve.
• Bedževi odštampani ili izdati digitalno, s fotografijom putnika, hotelom i brojem vođe.

Posljednja sedmica: ljudi spremni

• Sastanak pred polazak održan — uživo ako možete — o programu, ihramima i obredima, pravilima za prtljag, novcu i telefonima.
• Nusuk aplikacija instalirana na telefonu svakog putnika i prijavljena, uz pomoć onima kojima treba.
• Detalji polaska poslani SMS-om i u aplikaciji za putnike: vrijeme i mjesto okupljanja na aerodromu, terminal, vrijeme čekiranja i broj vođe.
• Porodice kod kuće dobile kontakt u agenciji za hitne slučajeve.
• Vize podijeljene putnicima, a kopija je kod vođe.

48 sati prije i dan polaska

• Ponovo poslan podsjetnik s vremenom i mjestom okupljanja.
• Vođa telefonom potvrđuje s onima koji nisu pročitali obavještenje.
• Na aerodromu: prebrojavanje prema manifestu, pasoši provjereni na mjestu okupljanja, težina prtljaga provjerena prije šaltera.
• Poruka porodicama kad grupa uđe u avion — najlakša dobra volja cijelog puta.

Preuzmite kao radni fajl

Više volite tabelu? Naši besplatni Excel predlošci uključuju spisak putnika s potrebnim kolonama za pasoš, spisak soba koji označava prepunjene i mješovite sobe, i avio-manifest koji istek pasoša boji crveno kad je preblizu letu.

Kako pomaže Ziyara

U Ziyari je veći dio ove liste filter, a ne zadatak. Nekompletni kartoni i pasoši koji ističu vide se na spisku putnika, dugovanja se vide po putniku, podsjetnici za uplate i dokumente idu samo onima kojima trebaju, spiskovi soba i manifesti nastaju iz istih provjerenih podataka, a obavještenja o polasku stižu na telefone putnika kao push obavještenja i SMS.

Kontrolnu listu za sljedeći polazak možete provesti na besplatnom probnom periodu.

Česta pitanja

Šta putnici trebaju ponijeti na dan polaska?

Pasoš, štampanu ili digitalnu kopiju vize, potvrdu o vakcini gdje se traži, Nusuk aplikaciju prijavljenu na telefonu, ihrame za muškarce ako ihram oblače prije slijetanja i broj telefona vođe grupe. Dozvoljeni prtljag im napišite, jer se razlikuje od aviokompanije do aviokompanije.

Kada agencija treba održati sastanak pred polazak?

U posljednjoj sedmici prije polaska, kad su let, hoteli i vrijeme okupljanja konačni. Za putnike koji idu prvi put vrijedi održati i ranije informativno veče, mjesec-dva ranije.

Koliko vođa treba umra-grupi?

Jedan iskusan vođa uobičajen je za grupe do otprilike 40–50 putnika, a druga osoba za veće grupe ili grupe s mnogo starijih putnika. Imenujte zamjenika u svakom slučaju, da grupa nikad ne zavisi od jednog telefona.

Šta ako putniku viza ne stigne nekoliko dana prije polaska?

Odmah kontaktirajte saudijskog operatera s podacima putnika i brojem zahtjeva. Ne dozvolite da putnik ide na aerodrom bez vize i provjerite uslove ugovora o tome šta biva s troškovima leta i hotela.