Kontrolna lista pred polazak umra-grupe — 8 sedmica do leta

Posljednja dva mjeseca pred umra-polazak odlučuju kakav će put biti. Gotovo svaka aerodromska kriza — istekao pasoš, neplaćen ostatak, putnik koji nikad nije dobio vrijeme okupljanja — bila je vidljiva sedmicama ranije svakome ko je gledao pravi spisak.

Ova kontrolna lista stavlja te sedmice u red. Prilagodite rokove svom operateru i aviokompaniji, ali zadržite redoslijed: prvo podaci, zatim novac, pa logistika, a na kraju ljudi.

8 sedmica prije polaska: podaci kompletni

• Svaki prijavljeni putnik ima kompletan karton: ime tačno kao u pasošu, broj i istek pasoša, datum rođenja, državljanstvo, spol i broj telefona.
• Istek pasoša provjeren prema pravilu od šest mjeseci, računato od dolaska u Saudijsku Arabiju. Ko ne ispunjava uslov, ove sedmice pokreće izradu novog pasoša.
• Skenovi pasoša i fotografije za vizu prikupljeni i čitljivi, s fotografijom na čistoj bijeloj pozadini.
• Željene sobe i saputnici upisani, pa raspored soba kreće od činjenica, a ne od poziva.
• Lista čekanja otvorena ako je grupa puna, da se otkaz može zamijeniti prije roka aviokompanije za imena.

6 sedmica prije: saudijska strana

• Konačni podaci o putnicima poslani saudijskom operateru, u formatu koji traži.
• Hoteli potvrđeni i evidentirani na Nusuk Masaru preko operatera, kako se traži za umra-vize (pogledajte Nusuk pravila za umra-agencije).
• Dokumentacija za vize kompletna i kod operatera, uz dogovoren datum predaje. Umra-viza se mora iskoristiti u roku od 30 dana od izdavanja, pa ne smije biti izdana ranije od toga.
• Preporuke za vakcine poslane svakom putniku, s aktuelnim uslovima Ministarstva zdravlja za sezonu (pogledajte Dokumenti za umru i hadž).

4 sedmice prije: novac i sjedišta

• Zahtjevi za vize predati tako da vize budu izdane unutar 30 dana prije dolaska, a svaka odbijena fotografija ili neslaganje podataka ispravljeno istog dana.
• Pretposljednje rate naplaćene, a podsjetnici poslani samo onima koji još duguju (pogledajte Vođenje rata i uplata za umra-grupe).
• Imena poslana aviokompaniji prije roka, iz provjerenih podataka iz pasoša — nikad prekucana (pogledajte Avio-manifesti za grupe putnika).
• Otkazi zamijenjeni s liste čekanja dok su izmjene imena još besplatne ili jeftine.
• Osiguranje uređeno za svakog putnika kome treba, s upisanim brojevima polisa.

2 sedmice prije: logistika zaključana

• Ostatak uplata plaćen, ili pisani dogovor s onima koji nisu platili.
• Spiskovi soba za Mekku i Medinu završeni i poslani hotelima (pogledajte Spiskovi soba za umra i hadž grupe).
• Transferi autobusom i zijareti potvrđeni s operaterom.
• Paket za vođu grupe spreman: spisak putnika s brojevima telefona, spiskovi soba, podaci o letovima, adrese hotela, kontakti operatera i brojevi za hitne slučajeve.
• Bedževi odštampani ili izdati digitalno, s fotografijom putnika, hotelom i brojem vođe.

Posljednja sedmica: ljudi spremni

• Sastanak pred polazak održan — uživo ako možete — o programu, ihramima i obredima, pravilima za prtljag, novcu i telefonima.
• Nusuk aplikacija instalirana na telefonu svakog putnika i prijavljena, uz pomoć onima kojima treba.
• Detalji polaska poslani SMS-om i u aplikaciji za putnike: vrijeme i mjesto okupljanja na aerodromu, terminal, vrijeme čekiranja i broj vođe.
• Porodice kod kuće dobile kontakt u agenciji za hitne slučajeve.
• Vize podijeljene putnicima, a kopija je kod vođe.

48 sati prije i dan polaska

• Ponovo poslan podsjetnik s vremenom i mjestom okupljanja.
• Vođa telefonom potvrđuje s onima koji nisu pročitali obavještenje.
• Na aerodromu: prebrojavanje prema manifestu, pasoši provjereni na mjestu okupljanja, težina prtljaga provjerena prije šaltera.
• Poruka porodicama kad grupa uđe u avion — najlakša dobra volja cijelog puta.

Preuzmite kao radni fajl

Više volite tabelu? Naši besplatni Excel šabloni uključuju spisak putnika s potrebnim kolonama za pasoš, spisak soba koji označava prepunjene i mješovite sobe, i avio-manifest koji istek pasoša boji crveno kad je preblizu letu.

Kako pomaže Ziyara

U Ziyari je veći dio ove liste filter, a ne zadatak. Nekompletni kartoni i pasoši koji ističu vide se na spisku putnika, dugovanja se vide po putniku, podsjetnici za uplate i dokumente idu samo onima kojima trebaju, spiskovi soba i manifesti nastaju iz istih provjerenih podataka, a obavještenja o polasku stižu na telefone putnika kao push obavještenja i SMS. Dva koraka mogu ići i sama od sebe: uključite ih pod Postavke agencije → Poruke putnicima i Ziyara svakom putniku sedmicu prije putovanja šalje e-mail s informacijama pred polazak, a onima koji još duguju šalje podsjetnik prije nego što uplata dospije.

Kontrolnu listu za sljedeći polazak možete provesti na besplatnom probnom periodu.

Česta pitanja

Šta putnici trebaju ponijeti na dan polaska?

Pasoš, štampanu ili digitalnu kopiju vize, potvrdu o vakcini gdje se traži, Nusuk aplikaciju prijavljenu na telefonu, ihrame za muškarce ako ihram oblače prije slijetanja i broj telefona vođe grupe. Dozvoljeni prtljag im napišite, jer se razlikuje od aviokompanije do aviokompanije.

Kada agencija treba održati sastanak pred polazak?

U posljednjoj sedmici prije polaska, kad su let, hoteli i vrijeme okupljanja konačni. Za putnike koji idu prvi put vrijedi održati i ranije informativno veče, mjesec-dva ranije.

Koliko vođa treba umra-grupi?

Jedan iskusan vođa uobičajen je za grupe do otprilike 40–50 putnika, a druga osoba za veće grupe ili grupe s mnogo starijih putnika. Imenujte zamjenika u svakom slučaju, da grupa nikad ne zavisi od jednog telefona.

Šta ako putniku viza ne stigne nekoliko dana prije polaska?

Odmah kontaktirajte saudijskog operatera s podacima putnika i brojem zahtjeva. Ne dozvolite da putnik ide na aerodrom bez vize i provjerite uslove ugovora o tome šta biva s troškovima leta i hotela.