Senarai Semak Sebelum Berlepas Kumpulan Umrah untuk Agensi — 8 Minggu Sebelum Terbang

Dua bulan terakhir sebelum perjalanan umrah menentukan bagaimana perjalanan itu akan dirasai. Hampir setiap krisis di lapangan terbang — pasport yang tamat, baki yang belum dibayar, jemaah yang tidak pernah menerima waktu berkumpul — sudah kelihatan berminggu-minggu lebih awal kepada sesiapa yang melihat senarai yang betul.

Senarai semak ini menyusun minggu-minggu itu mengikut turutan. Laraskan masa mengikut tarikh akhir pengendali dan syarikat penerbangan anda, tetapi kekalkan turutannya: data dahulu, wang kedua, logistik ketiga, manusia terakhir.

8 minggu sebelum berlepas: data lengkap

• Setiap jemaah yang berdaftar mempunyai profil lengkap: nama tepat seperti dalam pasport, nombor dan tarikh tamat pasport, tarikh lahir, kewarganegaraan, jantina dan nombor telefon.
• Tarikh tamat pasport disemak dengan peraturan enam bulan, dikira dari tarikh ketibaan di Arab Saudi. Sesiapa yang tidak cukup memulakan pembaharuan minggu ini.
• Imbasan pasport dan gambar visa dikumpul dan boleh dibaca, dengan gambar berlatar belakang putih kosong.
• Pilihan bilik dan teman perjalanan direkodkan, supaya agihan bilik bermula daripada fakta, bukan panggilan telefon.
• Senarai menunggu dibuka jika kumpulan sudah penuh, supaya pembatalan boleh diganti sebelum tarikh akhir nama syarikat penerbangan.

6 minggu sebelum: pihak Saudi

• Data akhir jemaah dihantar kepada pengendali Saudi anda, dalam format yang dimintanya.
• Hotel disahkan dan didaftarkan dalam Nusuk Masar oleh pengendali anda, seperti yang diwajibkan untuk visa umrah (lihat Peraturan Nusuk untuk agensi umrah).
• Fail visa lengkap dan berada dengan pengendali anda, dan tarikh permohonan dipersetujui. Visa umrah perlu digunakan dalam tempoh 30 hari selepas dikeluarkan, jadi ia tidak boleh dikeluarkan lebih awal daripada itu.
• Nasihat vaksinasi dihantar kepada setiap jemaah, dengan keperluan semasa Kementerian Kesihatan bagi musim itu (lihat Keperluan Dokumen Umrah & Haji).

4 minggu sebelum: wang dan tempat

• Permohonan visa dihantar, diatur supaya visa dikeluarkan dalam tempoh 30 hari sebelum ketibaan, dan setiap gambar yang ditolak atau data yang tidak sepadan dibetulkan pada hari yang sama.
• Ansuran kedua terakhir dikutip, dengan peringatan hanya dihantar kepada jemaah yang masih berhutang (lihat Mengurus Ansuran & Bayaran).
• Nama penerbangan dihantar sebelum tarikh akhir syarikat penerbangan, daripada data pasport yang disahkan — tidak sekali-kali ditaip semula (lihat Manifes Penerbangan untuk Kumpulan Jemaah).
• Pembatalan diganti daripada senarai menunggu ketika pertukaran nama masih percuma atau murah.
• Insurans diuruskan untuk setiap jemaah yang memerlukannya, dengan nombor polisi direkodkan.

2 minggu sebelum: logistik dikunci

• Baki akhir dijelaskan, atau perjanjian bertulis dengan sesiapa yang belum.
• Senarai bilik untuk Makkah dan Madinah dimuktamadkan dan dihantar ke hotel (lihat Senarai Bilik untuk Kumpulan Umrah & Haji).
• Pemindahan bas dan waktu ziarah disahkan dengan pengendali.
• Kit mutawwif disediakan: senarai jemaah dengan nombor telefon, senarai bilik, butiran penerbangan, alamat hotel, nombor hubungan pengendali dan nombor kecemasan.
• Lencana dicetak atau dikeluarkan secara digital, dengan gambar setiap jemaah, hotel dan nombor mutawwif.

Minggu terakhir: jemaah bersedia

• Taklimat sebelum berlepas diadakan — secara bersemuka jika boleh — merangkumi jadual perjalanan, ihram dan ibadah, peraturan bagasi, wang dan telefon.
• Aplikasi Nusuk dipasang dalam telefon setiap jemaah dan sudah log masuk, dengan bantuan bagi yang memerlukannya.
• Butiran berlepas dihantar melalui SMS dan dalam aplikasi jemaah: waktu dan tempat berkumpul di lapangan terbang, terminal, waktu daftar masuk dan nombor mutawwif.
• Keluarga di rumah diberi nombor kecemasan di agensi.
• Visa dikongsi dengan jemaah, dan satu salinan disimpan oleh mutawwif.

48 jam sebelum dan hari berlepas

• Peringatan dihantar sekali lagi dengan waktu dan tempat berkumpul.
• Mutawwif mengesahkan melalui telefon dengan sesiapa yang belum membaca pengumuman.
• Di lapangan terbang: kiraan kepala berbanding manifes, pasport disemak di tempat berkumpul, berat bagasi disemak sebelum kaunter.
• Mesej kepada keluarga sebaik kumpulan menaiki pesawat — kebaikan paling mudah sepanjang perjalanan.

Muat turun sebagai fail kerja

Lebih suka menyimpannya dalam hamparan elektronik? Templat Excel percuma kami termasuk senarai jemaah dengan lajur pasport yang anda perlukan, senarai bilik yang menandakan bilik terlebih penghuni dan bercampur jantina, dan manifes penerbangan yang menjadikan tarikh tamat pasport merah apabila terlalu hampir dengan penerbangan.

Bagaimana Ziyara membantu

Dalam Ziyara, kebanyakan senarai semak ini ialah penapis, bukan tugasan. Profil yang tidak lengkap dan pasport yang hampir tamat kelihatan dalam senarai jemaah, baki tertunggak ditunjukkan bagi setiap jemaah, peringatan bayaran dan dokumen hanya dihantar kepada yang memerlukannya, senarai bilik dan manifes dijana daripada data disahkan yang sama, dan pengumuman berlepas sampai ke telefon jemaah sebagai pemberitahuan push dan SMS.

Anda boleh menjalankan senarai semak perjalanan seterusnya dalam percubaan percuma.

Soalan lazim

Apa yang patut dibawa jemaah pada hari berlepas?

Pasport, salinan visa bercetak atau digital, sijil vaksinasi jika diperlukan, aplikasi Nusuk yang sudah log masuk di telefon, ihram untuk lelaki jika mereka berihram sebelum mendarat, dan nombor telefon mutawwif. Maklumkan had bagasi secara bertulis, kerana ia berbeza antara syarikat penerbangan.

Bilakah agensi patut mengadakan taklimat sebelum berlepas?

Pada minggu terakhir sebelum berlepas, apabila penerbangan, hotel dan waktu berkumpul sudah muktamad. Sesi penerangan yang lebih awal, sebulan atau dua bulan sebelumnya, juga berbaloi untuk jemaah kali pertama.

Berapa ramai ketua kumpulan yang diperlukan kumpulan umrah?

Seorang mutawwif berpengalaman biasa untuk kumpulan sehingga kira-kira 40 hingga 50 jemaah, dengan orang kedua untuk kumpulan lebih besar atau kumpulan dengan ramai warga emas. Namakan seorang timbalan dalam apa jua keadaan, supaya kumpulan tidak bergantung pada satu telefon.

Bagaimana jika visa jemaah belum tiba beberapa hari sebelum berlepas?

Hubungi pengendali Saudi anda segera dengan butiran jemaah dan rujukan permohonan. Jangan biarkan jemaah pergi ke lapangan terbang tanpa visa, dan semak syarat kontrak anda tentang apa yang berlaku kepada kos penerbangan dan hotel.