Yazar: Ziyara.io Son güncelleme 13 Ekim 2026
Bu sayfada
Her Avrupa merkezli umre acentesi için rahatsız edici bir envanter sorusu: şu anda yolcularınızın kaç pasaportu, personelin WhatsApp sohbetlerinde, özel telefon galerilerinde ve bulut yedeklerinde fotoğraf olarak duruyor?
Çoğu acentenin dürüst cevabı: "hepsi." Ve her biri, bir insanın sahip olduğu kimlik hırsızlığına en açık belgenin kopyasıdır — özel telefonlarda, her türlü kontrolün dışında, sonsuza dek. Çünkü sohbet yedeklerinin son kullanma tarihi yoktur.
Bu yalnızca özensizlik değildir; AB'de hukuki bir risktir. Pasaport verisi GDPR kapsamında kişisel veridir, veri sorumlusu sizsiniz (acente) — ve "WhatsApp'ta tutuyorduk" savunulabilir bir işleme düzeni değildir.
Yolcu başına toplamanız gerekenler
Umre seferi için belge seti standarttır:
- Pasaport — Suudi giriş kuralına uygun geçerlilikle (kabaca seyahatten sonra altı ay; her sefer için güncel şartları kontrol edin)
- Vize işleminin istediği yerde vesikalık fotoğraf
- Zorunlu olduğunda aşı kayıtları
- Düzenlendikçe vize belgeleri
- İmzalı sözleşme/şartlar ve AB'deki acenteler için veri işlemeye dair aydınlatma/rıza
Toplamak işin kolay yarısıdır. Yükümlülükler sonrasına bağlanır.
Mevzuat acenteden gerçekte ne ister
Hukuk diploması gerekmiyor — pratik yükümlülükler beşe iner:
- Hukuki dayanak ve şeffaflık. Yolcular neyi neden topladığınızı bilmeli (sözleşmenin ifası: vize, uçuş, otel).
- Veri minimizasyonu. Yolculuğun gerektirdiğini toplayın — fazlasını değil.
- Güvenlik. Kişisel veri korunmalıdır — şifreleme, erişim kontrolü. Pasaport JPEG'leriyle dolu ortak klasör ya da bir sohbet dizisi, daha ilk bakışta sınıfta kalır.
- Erişim kontrolü. Gruba yardım eden herkesin pasaport numaralarını ve ödeme geçmişlerini görmesi gerekmez.
- Saklama süreleri. Seferden ve yasal sürelerden sonra veri silinmelidir — yerini bile bilmediğiniz yedeklerde sonsuza dek arşivlenmemelidir.
Tek bir olay — kaybolan telefon, ele geçirilen hesap — hem mevzuat riski hem de acenteleri asıl bitiren şey olan cemaat güveninin kaybı demektir.
Sızdırmayan toplama
Çözüm, kayıt akışının aynısıdır: belgeler sohbetlerden hiç geçmesin.
- Yolcular bilgi ve belgelerini kayıt bağlantısı üzerinden, doğrudan kendi profillerine yükler — asla bir personelin özel telefonu üzerinden değil.
- Tekrarlar girişte yakalanır (aynı pasaport iki kez kayıt olamaz).
- Personel, onay sırasında yazılanı taramayla bir kez karşılaştırır — ham belgeye insan elinin değdiği son an budur.
O andan itibaren verinin her kullanımı — manifestolar, vize dosyaları, oda dağılımı — ortalıkta dolaşan yeni bir kopya değil, tek kayıttan üretilen bir dışa aktarımdır.
Geçerlilik takibi: sorunu altı ay önce yakalayın
En pahalı belge sorunu, seyahatten dört ay sonra süresi dolan pasaporttur — vize başvurusunda ya da havalimanında ortaya çıkar. Yolcu verinizi tutan her ne ise, geçerlilik tarihlerini kayıt anında kontrol etmelidir; çözümün maliyeti o an yeni pasaport harcıdır, yeni bilet değil. "Geçerlilik / kalkış tarihi" karşılaştırmasını standart inceleme sütunu yapın — ya da bunu sizin yerinize işaretleyen yazılım kullanın.
Sistemleri mi karşılaştırıyorsunuz? Umre ve hac acenteleri için yazılımın yapması gerekenler listemiz bunu diğer temel ihtiyaçlarla birlikte ele alıyor. Verileri şimdilik tabloda mı topluyorsunuz? Ücretsiz yolcu listesi şablonu gereken pasaport sütunlarını içerir ve daha sonra doğrudan Ziyara'ya aktarılır.
Ziyara'da nasıl çalışır
Ziyara tam bu veri modeli için kuruldu: her yolcunun kişisel bilgileri, pasaport taramaları ve belgeleriyle tek profili vardır — pasaport ve kimlik numaraları veritabanında şifreli, barındırma AB'de, yedekler otomatik ve şifreli. Kayıt bağlantıları belgeleri on dilde doğrudan yolculardan toplar; tekrarlar otomatik yakalanır. Bilgileri personel girdiğinde Pasaportu oku düğmesi adı, pasaport numarasını, tarihleri, cinsiyeti ve uyruğu pasaportun kod satırlarının fotoğrafından doldurur. Fotoğraf tarayıcıda okunur, hiçbir yere yüklenmez ve kontrol haneleri forma yazılmadan önce doğrulanır.
Erişim kontrollüdür: ekip üyeleri rol alır; Professional planında kimin neyi göreceğini de siz belirlersiniz — bir yardımcı, finansı görmeden yolcuları yönetebilir; etkinlik günlüğü kimin ne yaptığını kaydeder. Üretilen belgeler — manifestolar, vize dışa aktarımları, sözleşme ve makbuzlar — profilden anında oluşturulur; pasaport fotoğrafının sistemden bir sohbete çıkması bir daha gerekmez.
Mevcut "belge yönetiminiz" bir telefon galerisiyse, ücretsiz deneme bir grubun belgelerini hesabını verebileceğiniz bir yere taşımanın en zahmetsiz yoludur — farkı hissedersiniz.
Sıkça sorulan sorular
Acente yolcuların pasaport verilerini ne kadar süre saklayabilir?
Yalnızca yolculuk ve size uygulanan yasal saklama yükümlülükleri — örneğin ülkenizdeki muhasebe ya da paket tur kuralları — için gerektiği sürece. Süreyi gizlilik bildiriminizde tanımlayın ve dışa aktarımlara ve yedeklere de uygulayın.
Pasaport kopyalarını WhatsApp üzerinden toplamak serbest mi?
GDPR belirli bir uygulamayı yasaklamaz, ancak kişisel verinin nereye gittiği üzerinde uygun güvenlik ve kontrol ister — çalışanların sohbetlerine ve telefon yedeklerine dağılmış pasaport fotoğrafları pratikte bunu karşılamaz. Belgeyi doğrudan korumalı bir profile yükleyen kayıt bağlantısı savunulabilir yoldur.
Suudi vizesi için yolcuların nasıl bir fotoğrafa ihtiyacı var?
Düz beyaz arka planlı, yeni çekilmiş renkli bir fotoğraf. Vize portalı dosya boyutunu da sınırlar — şu an 5 ile 100 KB arası — ve kontrolden geçmeyen fotoğrafları reddeder; bu yüzden fotoğrafı kayıtta pasaportla birlikte isteyin.
Acente kayıt sırasında hangi belgeleri kontrol etmeli?
Varıştan itibaren en az altı ay pasaport geçerliliği, pasaportta yazdığı haliyle ad, vize fotoğrafı ve meningokok ACWY/ACYWX aşı belgesi: hacda her yolcu için, umrede ise Suudi Arabistan'ın saydığı ülkelerden gelen yolcular için zorunludur. Umre ve hac için gerekli belgeler listemiz her birini zamanlamasıyla sıralar.
Kaynaklar
Bu rehber yapay zekâ araçlarının yardımıyla yazıldı ve çevrildi. İçerikte veya çeviride bir hata fark ederseniz bize yazın: info@ziyara.io
