Bénéfice par groupe Omra : ce que vous aviez prévu, ce que vous avez gagné

Le groupe est rentré dimanche. Tout le monde est satisfait, l'hôtel était près du Haram, le bus à l'heure. Lundi, le gérant regarde le compte bancaire et ne sait pas dire si le départ a rapporté sept mille euros ou deux. Le tableau de prix dit sept. Le compte ne dit rien, parce que trois départs et le loyer du bureau s'y mélangent.

Le calcul du prix dit ce qu'un groupe devrait rapporter. Ce qu'il a rapporté, seul un suivi tenu par départ le dit — et les deux chiffres ne sont jamais les mêmes.

En bref : donnez à chaque départ son propre suivi. Enregistrez chaque coût sur le groupe le jour où vous l'acceptez, comptez comme recette l'argent reçu et non le prix multiplié par le nombre de pèlerins, et après le retour comparez le résultat à votre tableau de prix, ligne par ligne. C'est de cet écart que sort le prix de la saison suivante.

La marge prévue est une prévision, pas un résultat

Un tableau de prix suppose un bus plein, le taux de change du jour du devis et aucune surprise. Nos guides de tarification utilisent cet exemple : 45 pèlerins, un coût réel de 1 280 € chacun, un prix de 1 490 € et une marge de sécurité de 4 % du coût (calculer le prix d'un forfait Omra le construit pas à pas).

Le prévisionnel, 45 pèlerins	Montant
Recettes, 45 × 1 490 €	67 050 €
Coûts, 45 × 1 280 €	57 600 €
Marge de sécurité, 4 % du coût	2 304 €
Marge prévue	7 146 €

Soit 158,80 € par pèlerin. C'est un bon plan. C'est aussi un chiffre qui n'existe que sur le papier tant que le groupe n'a pas voyagé.

Le même groupe, une fois rentré

Supposons maintenant que trois places sont restées vides, que l'hôtel a été payé en riyals un moins bon jour que celui du devis, et que deux pèlerins arrivés par un vol plus tardif ont eu besoin de leur propre transfert.

Ce qui s'est réellement passé, 42 pèlerins	Montant
Recettes, 42 × 1 490 €	62 580 €
Visas, assurance et vols, 42 × 870 €	36 540 €
Hôtels, contractés pour 45	12 600 €
Transport, ziyarat et guide	5 850 €
Écart de change sur le paiement de l'hôtel	410 €
Transfert aéroport supplémentaire	160 €
Bénéfice réel	7 020 €

Le résultat est proche du prévisionnel — mais uniquement parce que la marge de sécurité existait. Voici où elle est passée :

Où la marge est passée	Montant
Trois places vides (1 490 € non encaissés, 870 € non dépensés, pour chacune)	1 860 €
Taux de change	410 €
Transfert supplémentaire	160 €
Total	2 430 €

La marge de sécurité était de 2 304 €. Les imprévus ont atteint 2 430 €. Trois places vides en ont absorbé les quatre cinquièmes à elles seules, car les chambres d'hôtel et le bus étaient déjà payés : chaque place vide a coûté 620 €, et non les 158,80 € de marge que l'on aurait pu imaginer.

Sans suivi pour ce départ, le gérant saurait seulement que « ça s'est bien passé ». Avec, il a deux décisions pour la saison suivante : clore les inscriptions avec une liste d'attente plutôt que d'espérer les trois dernières places, et convenir du tarif de l'hôtel dans la devise où il vend, ou intégrer le risque de change au prix.

Comment tenir un suivi par départ

1. Enregistrez un coût quand vous l'acceptez, pas quand vous le payez. Le contrat d'hôtel, le devis du bus et les honoraires du guide sont des coûts de ce groupe dès le jour où vous dites oui. Ajoutez le fournisseur et l'échéance, et laissez-le en impayé tant que l'argent n'est pas parti.
2. Donnez une catégorie à chaque coût. Vols, hôtels, visas, transport, repas, guide, marketing. Au bout de trois groupes, les catégories montrent quel poste dérive.
3. Comptez comme recette l'argent reçu. Quarante-cinq inscriptions ne font pas quarante-cinq paiements. Enregistrez chaque paiement sur le pèlerin, pour que la recette du groupe soit ce qui est réellement arrivé (gérer les échéances et les paiements).
4. Rangez les coûts partagés à leur place. Des frais qui couvrent deux départs se répartissent entre eux. Le loyer et les salaires ne sont pas des coûts de groupe du tout — gardez-les au niveau de l'agence.
5. Clôturez le groupe après le retour. Deux semaines après l'atterrissage, quand la dernière facture fournisseur est arrivée, lisez trois chiffres : le bénéfice, le bénéfice par pèlerin et le bénéfice rapporté aux recettes.

Les coûts qui n'arrivent jamais dans le suivi

Voici les lignes que les agences oublient le plus souvent ; chacune fait paraître un groupe meilleur qu'il ne l'a été :

• Le vol, la chambre et le visa du guide, pas seulement ses honoraires.
• Les gratuités — un chef de groupe ou une personnalité de la communauté qui voyage sans payer.
• Les frais bancaires et de paiement, et le coût de l'argent reçu de l'étranger.
• Les sacs, ihrams, badges et cartes SIM remis avant le départ.
• Les remboursements aux pèlerins qui ont annulé, et ce que les fournisseurs ont tout de même retenu.
• Le taux de change entre le jour du devis et le jour du paiement.

Le coût d'un forfait Omra énumère chaque ligne qu'un forfait doit porter ; la feuille de coût de forfait, gratuite, les rassemble dans un tableau.

Le bénéfice d'un groupe n'est pas celui de l'agence

Un départ qui dégage 7 020 € n'a pas rapporté 7 020 € à l'agence. Le loyer, les salaires, le logiciel, le marketing et l'expert-comptable se paient sur la somme de tous les groupes. Savoir si cette somme suffit est une autre question, traitée dans une agence Omra est-elle rentable ?, qui déroule une première année avec les mêmes chiffres.

Gardez les deux niveaux séparés. Le bénéfice par groupe vous dit quels départs, quels prix et quels hôtels fonctionnent. Le bénéfice de l'agence vous dit si vous en avez assez.

Ce que fait Ziyara — et ce qu'il ne fait pas

Dans Ziyara, les paiements sont enregistrés sur chaque pèlerin dans toutes les formules : la recette d'un groupe est donc toujours ce qui a été reçu. Avec la formule Professionnel, chaque dépense est rattachée à un groupe avec sa catégorie et son fournisseur, une dépense impayée reste visible comme facture fournisseur jusqu'à son règlement, et la vue des bénéfices affiche pour chaque départ les paiements encaissés, les dépenses enregistrées et la différence. Le rapport financier s'exporte en PDF pour votre expert-comptable.

Ce qu'il ne fait pas : Ziyara n'est pas un logiciel de comptabilité. Il ne tient pas de grand livre, ne fait aucune déclaration fiscale et n'est relié à aucun système comptable — votre expert-comptable tient toujours les comptes. Et le bénéfice affiché n'est complet que si les coûts saisis le sont : un groupe sans dépenses enregistrées paraît plus rentable qu'il ne l'a été. La liste complète pour choisir un système figure dans le guide d'achat des logiciels pour agences Omra et Hajj ; les prix sont sur la page des tarifs.

Questions fréquentes

Comment calcule-t-on le bénéfice d'un groupe Omra ?

Additionnez l'argent réellement reçu des pèlerins de ce groupe et retranchez chaque coût rattaché au départ : vols, visas, hôtels, transport, guide, repas et suppléments. Laissez de côté les frais de bureau ; ils relèvent de l'agence, pas du groupe.

Combien coûte une place vide ?

Plus que la marge sur un pèlerin. Dans notre exemple, une place vendue rapporte 1 490 €, et vide elle n'économise ni l'hôtel ni le bus : chaque place vide coûte donc 620 € — le prix moins les 870 € de visa, d'assurance et de vol qui n'ont pas été achetés.

Quelle marge un groupe Omra doit-il dégager ?

Il n'existe pas de chiffre de référence. Notre exemple prévoit environ 11 % du prix après une marge de sécurité de 4 % et termine, avec trois places vides, à environ 11 % de recettes plus faibles. Partez des devis de vos fournisseurs et fixez la marge nécessaire d'après vos frais fixes.

Faut-il inclure le loyer et les salaires dans le bénéfice d'un groupe ?

Non. Le bénéfice d'un groupe montre ce qu'un départ a apporté. Le loyer, les salaires et le marketing sont couverts par l'apport de tous les groupes réunis ; c'est pourquoi un groupe rentable ne garantit pas une année rentable.

Quand faut-il clôturer un groupe ?

Quand la dernière facture fournisseur est arrivée et que le dernier paiement ou remboursement d'un pèlerin est réglé — en général quelques semaines après le retour. Le clôturer tant que les détails sont frais est ce qui rend les chiffres utiles pour le prochain tableau de prix.