Gewinn pro Umrah-Gruppe: was geplant war und was wirklich übrig blieb

Die Gruppe ist am Sonntag zurückgekommen. Alle waren zufrieden, das Hotel lag nah am Haram, der Bus war pünktlich. Am Montag schaut der Inhaber aufs Konto und kann nicht sagen, ob die Abreise siebentausend Euro gebracht hat oder zwei. Die Kalkulation sagt sieben. Das Konto sagt gar nichts, weil darin drei Abreisen und die Büromiete durcheinanderliegen.

Die Kalkulation sagt, was eine Gruppe verdienen sollte. Was sie verdient hat, sagt nur eine Aufstellung, die je Abreise geführt wird — und die beiden Zahlen sind nie dieselbe.

Kurz gesagt: Geben Sie jeder Abreise ihre eigene Aufstellung. Erfassen Sie jede Ausgabe bei der Gruppe an dem Tag, an dem Sie sie vereinbaren, zählen Sie als Einnahme das eingegangene Geld und nicht Preis mal Pilger, und vergleichen Sie nach der Rückkehr das Ergebnis Zeile für Zeile mit Ihrer Kalkulation. Aus dem Unterschied entsteht der Preis der nächsten Saison.

Die geplante Marge ist eine Prognose, kein Ergebnis

Eine Kalkulation geht von einem vollen Bus aus, vom Wechselkurs des Angebotstags und von null Überraschungen. Unsere Kalkulationsleitfäden rechnen mit diesem Beispiel: 45 Pilger, echte Kosten von 1.280 € pro Person, ein Preis von 1.490 € und ein Puffer von 4 % der Kosten (Ein Umrah-Paket kalkulieren baut es Schritt für Schritt auf).

Der Plan, 45 Pilger	Betrag
Einnahmen, 45 × 1.490 €	67.050 €
Kosten, 45 × 1.280 €	57.600 €
Puffer, 4 % der Kosten	2.304 €
Geplante Marge	7.146 €

Das sind 158,80 € pro Pilger. Ein guter Plan. Und eine Zahl, die nur auf dem Papier existiert, bis die Gruppe gereist ist.

Dieselbe Gruppe, nach der Rückkehr

Nehmen Sie nun an, drei Plätze sind leer geblieben, das Hotel wurde in Riyal an einem schlechteren Tag bezahlt als am Angebotstag, und zwei Pilger, die mit einem späteren Flug kamen, brauchten einen eigenen Transfer.

Was tatsächlich geschah, 42 Pilger	Betrag
Einnahmen, 42 × 1.490 €	62.580 €
Visa, Versicherung und Flüge, 42 × 870 €	36.540 €
Hotels, für 45 vereinbart	12.600 €
Transport, Ziyarat und Reiseleiter	5.850 €
Kursdifferenz bei der Hotelzahlung	410 €
Zusätzlicher Flughafentransfer	160 €
Tatsächlicher Gewinn	7.020 €

Das Ergebnis liegt nah am Plan — aber nur, weil es den Puffer gab. Hier ist er geblieben:

Wo die Marge blieb	Betrag
Drei leere Plätze (je 1.490 € nicht eingenommen, 870 € nicht ausgegeben)	1.860 €
Wechselkurs	410 €
Zusätzlicher Transfer	160 €
Summe	2.430 €

Der Puffer betrug 2.304 €. Die Überraschungen kamen auf 2.430 €. Allein drei leere Plätze haben vier Fünftel davon verbraucht, weil Hotelzimmer und Bus schon bezahlt waren: Jeder leere Platz kostete 620 €, nicht die 158,80 € Marge, die man vermuten würde.

Ohne eine Aufstellung für diese Abreise wüsste der Inhaber nur, dass „es gut lief“. Mit ihr gibt es zwei Entscheidungen für die nächste Saison: die Anmeldung mit Warteliste schließen, statt auf die letzten drei Plätze zu hoffen, und den Hotelpreis in der Währung vereinbaren, in der verkauft wird — oder das Kursrisiko einpreisen.

So führen Sie eine Aufstellung je Abreise

1. Eine Ausgabe erfassen, wenn Sie sie vereinbaren, nicht wenn Sie zahlen. Hotelvertrag, Busangebot und Honorar des Reiseleiters sind Kosten dieser Gruppe ab dem Tag Ihrer Zusage. Lieferant und Fälligkeit dazuschreiben und als unbezahlt markieren, bis das Geld abgeht.
2. Jeder Ausgabe eine Kategorie geben. Flüge, Hotels, Visa, Transport, Verpflegung, Reiseleiter, Marketing. Nach drei Gruppen zeigen die Kategorien, welche Position davonläuft.
3. Als Einnahme zählen, was eingegangen ist. Fünfundvierzig Anmeldungen sind nicht fünfundvierzig Zahlungen. Erfassen Sie jede Zahlung beim Pilger, dann sind die Einnahmen der Gruppe das, was wirklich da ist (Raten und Zahlungen verwalten).
4. Gemeinsame Kosten dorthin legen, wo sie hingehören. Eine Gebühr für zwei Abreisen wird zwischen ihnen geteilt. Büromiete und Gehälter sind überhaupt keine Gruppenkosten — sie bleiben auf Agenturebene.
5. Die Gruppe nach der Rückkehr abschließen. Zwei Wochen nach der Landung, wenn die letzte Lieferantenrechnung da ist, lesen Sie drei Zahlen: Gewinn, Gewinn pro Pilger und Gewinn als Anteil der Einnahmen.

Kosten, die nie in der Aufstellung landen

Diese Positionen lassen Agenturen am häufigsten weg, und jede lässt eine Gruppe besser aussehen, als sie war:

• Flug, Zimmer und Visum des Reiseleiters, nicht nur sein Honorar.
• Freiplätze — ein Gruppenleiter oder eine angesehene Person der Gemeinde, die ohne Bezahlung mitreist.
• Bank- und Zahlungsgebühren und die Kosten für Geldeingänge aus dem Ausland.
• Taschen, Ihram, Ausweise und SIM-Karten, die vor der Abreise ausgegeben werden.
• Erstattungen an Pilger, die storniert haben, und was die Lieferanten trotzdem einbehalten haben.
• Der Wechselkurs zwischen dem Tag des Angebots und dem Tag der Zahlung.

Was ein Umrah-Paket kostet listet jede Position auf, die ein Paket tragen sollte; das kostenlose Kalkulationsblatt für Pakete hält sie in einer Tabelle fest.

Der Gewinn der Gruppe ist nicht der Gewinn der Agentur

Eine Abreise, die 7.020 € verdient, hat der Agentur keine 7.020 € gebracht. Miete, Gehälter, Software, Marketing und der Steuerberater werden aus der Summe aller Gruppen bezahlt. Ob diese Summe reicht, ist eine andere Frage; sie beantwortet Lohnt sich eine Umrah-Agentur?, das mit denselben Zahlen ein erstes Jahr durchrechnet.

Halten Sie die beiden Ebenen auseinander. Der Gewinn je Gruppe sagt, welche Abreisen, Preise und Hotels funktionieren. Der Gewinn der Agentur sagt, ob Sie genug davon haben.

Wo Ziyara hilft — und wo nicht

In Ziyara werden Zahlungen in jedem Tarif beim Pilger erfasst; die Einnahmen einer Gruppe sind also immer das, was eingegangen ist. Im Professional-Tarif wird jede Ausgabe mit Kategorie und Lieferant einer Gruppe zugeordnet, eine unbezahlte Ausgabe bleibt als Lieferantenrechnung sichtbar, bis Sie sie bezahlen, und die Gewinnübersicht zeigt für jede Abreise die eingegangenen Zahlungen, die erfassten Ausgaben und die Differenz. Der Finanzbericht lässt sich als PDF für Ihren Steuerberater exportieren.

Was es nicht tut: Ziyara ist keine Buchhaltungssoftware. Es führt kein Hauptbuch, gibt keine Steuererklärungen ab und ist nicht mit einem Buchhaltungssystem verbunden — die Bücher führt weiterhin Ihr Steuerberater. Und der angezeigte Gewinn ist nur so vollständig wie die Kosten, die Sie erfassen: Eine Gruppe ohne eingetragene Ausgaben sieht profitabler aus, als sie war. Die vollständige Checkliste für die Systemwahl steht im Kaufratgeber für Umrah- und Hadsch-Software, die Preise auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Wie berechnet man den Gewinn einer Umrah-Gruppe?

Addieren Sie das Geld, das von den Pilgern dieser Gruppe tatsächlich eingegangen ist, und ziehen Sie jede Ausgabe ab, die der Abreise zugeordnet ist: Flüge, Visa, Hotels, Transport, Reiseleiter, Verpflegung und Extras. Bürokosten bleiben draußen; sie gehören zur Agentur, nicht zur Gruppe.

Was kostet ein leerer Platz?

Mehr als die Marge auf einen Pilger. In unserem Beispiel bringt ein verkaufter Platz 1.490 €, und bleibt er leer, spart das weder Hotel noch Bus — jeder leere Platz kostet deshalb 620 €: der Preis abzüglich der 870 € für Visum, Versicherung und Flug, die nicht gekauft wurden.

Welche Marge sollte eine Umrah-Gruppe bringen?

Eine Standardzahl gibt es nicht. Unser Beispiel plant nach 4 % Puffer rund 11 % des Preises und endet mit drei leeren Plätzen bei rund 11 % von kleineren Einnahmen. Nehmen Sie die Angebote Ihrer eigenen Lieferanten und leiten Sie die nötige Marge aus Ihren laufenden Kosten ab.

Gehören Büromiete und Gehälter in den Gruppengewinn?

Nein. Der Gruppengewinn zeigt, was eine Abreise beigetragen hat. Miete, Gehälter und Marketing werden aus den Beiträgen aller Gruppen zusammen gedeckt — deshalb garantiert eine profitable Gruppe noch kein profitables Jahr.

Wann sollte eine Gruppe abgeschlossen werden?

Wenn die letzte Lieferantenrechnung eingegangen ist und die letzte Zahlung oder Erstattung eines Pilgers geklärt ist — meist wenige Wochen nach der Rückkehr. Nur wer abschließt, solange die Details frisch sind, hat Zahlen, die für die nächste Kalkulation taugen.