Hotelkontingente in Mekka und Medina: was vor der Anzahlung geklärt sein muss

Das Hotel in Medina hat im Oktober vierzehn Zimmer bestätigt. Im Januar leitet Ihr Operator eine kurze Nachricht weiter: Das Release-Datum war am Fünften, die sechs Zimmer ohne Namen sind zurück an das Hotel gegangen, alles Neue gibt es zum heutigen Preis. Niemand hat einen Fehler gemacht. Das Datum stand im Vertrag — zweite Seite, eine Zeile, in keinem Kalender.

Hotels und Flüge sind die beiden größten Kostenblöcke eines Umrah-Pakets, und am Hotel hängen die meisten Termine. Was bei Hotels schiefgeht, ist meistens kein schlechtes Hotel. Es ist eine Klausel, die niemand zweimal gelesen hat.

Kurz gesagt: Ein Kontingent ist eine Anzahl Zimmer, die ein Hotel zu einem vereinbarten Preis bis zu einem Release-Datum für Sie hält. Davor können Sie Zimmer zurückgeben; danach gehören sie Ihnen oder sind weg — je nachdem, was Sie unterschrieben haben. Wissen Sie, welche der drei Vereinbarungen Sie haben, legen Sie deren Termine dorthin, wo Ihr Team sie täglich sieht, und verkaufen Sie nie einen Zimmertyp, der nicht im Vertrag steht.

Drei Wege, Zimmer zu halten

Vereinbarung	Was Sie bekommen	Was Sie riskieren
Kontingent (Allotment)	Zimmer zum vereinbarten Preis bis zum Release-Datum; was bis dahin nicht bestätigt ist, geht zurück	Die Zimmer sind am Release-Datum weg, wenn niemand handelt
Garantie (feste Abnahme)	Die Zimmer gehören Ihnen für den Zeitraum, belegt oder nicht — oft zu einem besseren Preis	Sie zahlen leere Betten
Auf Anfrage	Sie buchen Zimmer für Zimmer, wie sich Pilger anmelden, zum Tagespreis	In den gefragten Wochen ist weder das Zimmer noch der Preis sicher

Viele Agenturen mischen: eine kleine Garantie für die Pilger, bei denen sie sicher sind, darüber ein Kontingent für den Rest. Entscheidend ist, dass jeder, der das Paket verkauft, weiß, welche Zimmer welche sind.

Warum eine Umrah-Gruppe schwieriger ist als eine Urlaubsgruppe

Zwei Hotels hintereinander. Die Nächte in Mekka und Medina müssen anschließen. Abreise in der einen Stadt und Anreise in der anderen fallen auf denselben Tag, dazwischen liegt ein Transfer von mehreren Stunden.

Die Zimmeraufteilung entscheidet sich spät. Vierbett-, Dreibett- und Doppelzimmer vereinbaren Sie Monate im Voraus. Wer mit wem ein Zimmer teilt, entscheiden die Pilger in den letzten Wochen, und geteilte Zimmer bleiben nach Geschlechtern getrennt, außer eine Familie nimmt eines (siehe Zimmerlisten für Umrah- und Hadsch-Gruppen).

Das Hotel kommt vor dem Visum. Seit dem 10. Juni 2025 werden Umrah-Visa erst erteilt, wenn die Unterkunft auf Nusuk Masar dokumentiert ist, und das Hotel muss vom saudischen Tourismusministerium lizenziert sein. Eine Wohnung ohne Lizenz ist für Visuminhaber keine Option, egal wie günstig. Die Reihenfolge der Arbeit steht im Leitfaden Nusuk-Regeln für Umrah-Agenturen.

Sie sind oft einen Schritt vom Vertrag entfernt. In vielen Fällen besteht die Vereinbarung zwischen Ihrem saudischen Operator und dem Hotel, und Sie halten Ihre Zimmer über den Operator. Lassen Sie sich die Bedingungen zeigen, die Sie binden — nicht eine Zusammenfassung davon.

Neun Punkte, die schriftlich vorliegen müssen

1. Daten und Nächte je Hotel, mit Check-in- und Check-out-Zeiten, und was gilt, wenn der Flug im Morgengrauen landet.
2. Zimmer nach Typ — wie viele Vierbett-, Dreibett- und Doppelzimmer — und bis wann sich die Aufteilung ändern darf.
3. Der Preis pro Zimmer und Nacht, die Währung und was er enthält: Steuern und Gebühren, Frühstück oder Halbpension.
4. Das Release-Datum: der Tag, an dem unbestätigte Zimmer zurückgehen. Fragen Sie, ob es ein Datum ist oder mehrere Stufen.
5. Anzahlungen und Zahlungstermine, und welche davon erstattet werden.
6. Wie viele Zimmer Sie kostenfrei zurückgeben dürfen, und bis wann.
7. Stornokosten nach dem Release-Datum.
8. Die Frist für die Zimmerliste mit Namen, und bis wann ein Name noch geändert werden kann.
9. Was das Hotel schuldet, wenn es die Buchung nicht erfüllen kann: ein Hotel derselben Kategorie in derselben Entfernung und eine benannte Ansprechperson vor Ort.

Ergänzen Sie zwei Dinge, über die Sie später froh sind: die Entfernung zum Haram, wie das Hotel sie angibt, und die Bestätigungsnummer für Ihre Akte.

Ein leeres Zimmer kostet mehr, als Sie denken

Nehmen Sie die Beispielgruppe aus unseren Kalkulationsleitfäden: 45 Pilger, sechs Nächte in Mekka und vier in Medina. Eine Gruppe dieser Größe passt selten nur in Vierbettzimmer. Mit sechs Vierbett-, fünf Dreibett- und drei Doppelzimmern braucht sie vierzehn Zimmer in jeder Stadt.

	Betrag
Ein Vierbettzimmer, das die ganze Reise leer bleibt (6 Nächte zu 120 €, 4 Nächte zu 100 €)	1.120 €
Marge auf einen Pilger im selben Beispiel	158,80 €
Entgangene Marge, wenn Sie vier Pilger abweisen	635,20 €

Ein ungenutztes Vierbettzimmer kostet mehr als die Marge auf sieben Pilger. Vier Pilger abzuweisen, weil Sie ein Zimmer zu wenig gehalten haben, kostet 635 €. Mit diesen Zahlen ist es der teurere Fehler, zu viele Zimmer zu halten — solange sich später noch Zimmer finden lassen, und genau darauf können Sie sich in den gefragten Wochen nicht verlassen. Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Preisen durch; der Kostenrechner für Umrah-Pakete übernimmt die Rechnung pro Zimmer.

Die Termine rückwärts rechnen

Wann	Was erledigt sein muss
12–10 Wochen vor der Abreise	Hoteloptionen und ihre Bedingungen schriftlich; Anzahlungstermine auf die Raten Ihrer Pilger abgestimmt
8–6 Wochen	Zimmer bestätigt und vom Kontoinhaber registriert — davon hängen die Visa ab
Am Release-Datum	Anmeldungen mit gehaltenen Zimmern vergleichen: zurückgeben, nachbuchen oder die Aufteilung ändern
2 Wochen	Zimmerliste mit Namen an beide Hotels gesendet
Ankunft	Bestätigungsnummern und Hotelkontakt beim Gruppenleiter

Gefährlich ist ein Release-Datum, das vor dem Ende Ihrer eigenen Anmeldefrist liegt. Steht im Vertrag, dass die Zimmer am 5. Januar zurückgehen, und Ihr Frühbucherpreis läuft bis zum 15., dann muss eines der beiden Daten weichen.

Für Anzahlungen gilt dieselbe Logik. Eine Hotelzahlung, die drei Wochen vor der zweiten Rate Ihrer Pilger fällig wird, ist eine Liquiditätslücke, kein Preisproblem; der Leitfaden Raten und Zahlungen für Umrah-Gruppen verwalten zeigt, wie Sie die Raten darum herum legen.

Wo Ziyara hilft — und wo nicht

Ziyara hält die Zimmer, die Sie haben, neben den Pilgern, die darin schlafen. Jedes Hotel hat Stadt, Sterne und Entfernung; Zimmer werden je Gruppe mit ihrer Bettenzahl angelegt, und die Belegung ist live, sobald Pilger zugewiesen werden. Die Gruppenseite listet jeden Hotelaufenthalt mit Anreise, Abreise, Verpflegung, Zimmerzahl und der Bestätigungsnummer des Hotels. Ein Release-Datum oder eine Anzahlung tragen Sie als Aufgabe mit Frist ein, neben der Standard-Checkliste der Abreise, und im Professional-Tarif bleibt eine als unbezahlt erfasste Hotelrechnung als Lieferantenrechnung sichtbar, bis Sie sie bezahlen.

Was es nicht tut: Ziyara kennt keine Kontingentverträge, zählt nicht von selbst auf ein Release-Datum herunter und ist nicht mit Hotelreservierungssystemen verbunden. Der Vertrag bleibt zwischen Ihnen, Ihrem Operator und dem Hotel. Sie bekommen einen Ort, an dem Zimmer, Namen und Termine übereinstimmen. Der Rest der Bewertung steht im Kaufratgeber für Umrah- und Hadsch-Software, die Preise auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Was ist ein Hotelkontingent?

Eine Anzahl Zimmer, die ein Hotel zu einem vereinbarten Preis bis zu einem Release-Datum für Sie hält. Zimmer, die Sie bis dahin nicht bestätigt haben, gehen zu den vereinbarten Bedingungen an das Hotel zurück.

Was ist ein Release-Datum?

Der Tag, an dem unbestätigte Zimmer eines Kontingents an das Hotel zurückfallen. Danach hängen weitere Zimmer von der Verfügbarkeit und vom Tagespreis ab — deshalb gehört das Datum am Tag der Unterschrift in Ihren Kalender.

Wie viele Zimmer braucht eine Gruppe von 45 Pilgern?

Das hängt von den Zimmertypen ab, die Ihre Pilger buchen. Fünfundvierzig Personen nur in Vierbettzimmern bräuchten zwölf Zimmer; mit sechs Vierbett-, fünf Dreibett- und drei Doppelzimmern sind es vierzehn in jeder Stadt. Zählen Sie Zimmer aus den Anmeldungen, nicht aus der Pilgerzahl.

Dürfen Umrah-Pilger in einer Wohnung statt im Hotel wohnen?

Für ein Umrah-Visum, das über einen Dienstleister läuft, muss die Unterkunft vom saudischen Tourismusministerium lizenziert und vor der Erteilung des Visums auf Nusuk Masar dokumentiert sein. Fragen Sie Ihren Operator, bevor Sie etwas anderes anbieten.

Sollte eine neue Agentur eine Garantie eingehen?

Nur für so viele Pilger, wie sie sicher mitbringt. Eine Garantie wird bezahlt, ob die Betten belegt sind oder nicht; die meisten neuen Agenturen beginnen deshalb mit einem Kontingent oder mit Zimmern auf Anfrage und binden sich stärker, sobald sie wissen, wie sich ihre Gruppen füllen.

Quellen

• Gulf News — Kein Umrah-Visum ohne genehmigte Hotelbuchung auf Nusuk Masar
• Nusuk Umrah — offizielle Plattform
• Saudisches Ministerium für Hadsch und Umrah — offizielles Portal