Transport d'un groupe Omra : transferts aéroport, autocars et train Haramain

Le vol s'est posé à Djeddah à 02h10. À 03h40, quarante-cinq pèlerins avaient passé le contrôle des passeports, et l'autocar attendait, exactement comme réservé. Il avait 49 places. Le groupe avait 61 valises, neuf cartons de dattes pour la famille et deux fauteuils roulants, et la soute a pris quarante valises. Le reste est parti dans deux taxis, avec le guide et trois hommes épuisés qui auraient dû dormir dans l'autocar.

Rien, cette nuit-là, ne tenait de la malchance. Les places avaient été comptées. Les bagages, non.

La réponse courte : un groupe Omra fait environ cinq trajets sur place — l'accueil à l'aéroport, une ziyarat dans chaque ville, le transfert entre La Mecque et Médine et le retour à l'aéroport. Pour chacun, les cinq mêmes choses doivent être réglées avant de partir : le véhicule, assez de places et de place pour les bagages, une heure liée à un vol ou à un départ d'hôtel, une liste nominative de ceux qui montent, et la personne qui compte le groupe avant que le véhicule démarre.

Les cinq trajets d'un groupe Omra

Trajet	Dépend de	Ce qui coince le plus souvent	À régler avant le départ
Accueil à l'aéroport	Le vol d'arrivée	Le vol atterrit en retard ; les bagages ne rentrent pas	Donner au chauffeur le numéro de vol, pas une heure ; compter les valises, pas seulement les personnes
Ziyarat	Le petit-déjeuner et les heures de prière	L'autocar attend la dernière famille	Un point de rendez-vous, une minute de départ, un guide par véhicule
La Mecque – Médine	Le départ d'un hôtel, l'arrivée dans l'autre	Chambres pas prêtes à l'arrivée ; ihram en soute	Convenir des deux heures avec les deux hôtels ; bagage à main préparé pour la route
Seconde ziyarat	Pareil	Pareil	Pareil
Retour à l'aéroport	Le vol de retour	Départ trop tardif aux heures de pointe	Compter à rebours depuis la fermeture de l'enregistrement, puis ajouter une marge

Les groupes qui commencent par Médine suivent la même liste dans l'ordre inverse. Le plus souvent, ces trajets sont réservés par votre opérateur saoudien dans le cadre des services sur place. Votre travail n'est pas de conduire l'autocar, mais de lui remettre un plan qui colle à vos vols, à vos hôtels et à vos pèlerins — et d'avoir la liste prête quand le chauffeur demande qui monte.

Les places ne sont pas la seule capacité

Un autocar de 49 places transporte 49 personnes. Qu'il transporte aussi les bagages de 49 personnes est une autre question, et pour un groupe de pèlerins c'est précisément là que tout casse. Les pèlerins arrivent avec de grandes valises et repartent avec, en plus, l'eau de Zamzam, les dattes et les cadeaux.

Prévoyez trois chiffres pour chaque véhicule :

1. Les personnes — enfants et guide compris.
2. Les grands bagages. Demandez-les à l'inscription et partez du principe que le retour est plus lourd que l'aller.
3. Les pèlerins qui ont besoin d'aide — fauteuil roulant, déambulateur, toute personne qui ne monte pas vite les marches d'un autocar.

Si le deuxième chiffre ne rentre pas, réservez un fourgon à bagages plutôt que de répartir le groupe dans des taxis. Un groupe qui arrive en morceaux est un groupe dont le comptage est faux pour le reste de la nuit.

Autocar ou train Haramain entre La Mecque et Médine

Le train à grande vitesse Haramain relie La Mecque et Médine sur une ligne de 450 km passant par Djeddah, l'aéroport international King Abdulaziz et King Abdullah Economic City, à une vitesse d'exploitation de 300 km/h. Pour un groupe, il change toute la journée de transfert, pas seulement sa durée.

	Autocar	Train Haramain
De porte à porte	D'hôtel à hôtel	Hôtel → gare → train → gare → hôtel
Gares	—	La gare de La Mecque est à 3,5 km de la Masjid al-Haram ; celle de Médine à 9 km de la ville
Bagages	En soute, autant qu'elle en prend	Une grande pièce par passager (25 kg maximum, 65 × 55 × 35 cm) et un bagage à main, avec contrôle de sécurité
Ihram, Médine → La Mecque	L'autocar s'arrête au miqat	Aucun arrêt à un miqat : les pèlerins se mettent en ihram avant de monter
Horaires	Les vôtres	Ceux du train — et l'embarquement est court
Fauteuils roulants	Selon le véhicule	Deux places pour fauteuil roulant par train, en voiture affaires
Ce que vous réservez	Un véhicule	Un billet par passager, plus un véhicule à chaque bout

Le train convient aux petits groupes peu chargés, aux pèlerins âgés pour qui des heures d'autocar sont pénibles, et aux programmes serrés. Pour un grand groupe aux valises pleines, l'autocar est généralement plus simple, car il supprime deux transferts et un contrôle des bagages. Quel que soit votre choix, écrivez-le dans l'offre : un pèlerin à qui l'on a promis le train ne sera pas content dans un autocar. Le modèle de devis Omra a une ligne prévue pour cela.

L'ihram sur la route de Médine à La Mecque

Un groupe qui commence par Médine et se rend à La Mecque pour l'Omra passe par Dhul Hulayfah, le miqat de ceux qui viennent de Médine. En autocar, l'arrêt fait partie du trajet : prévoyez le temps des ablutions, du changement de tenue et de la prière, et demandez aux pèlerins de garder leur ihram dans le bagage à main, pas en soute. Le train ne s'arrête à aucun miqat entre les deux villes : les pèlerins qui accompliront l'Omra à leur arrivée doivent donc être en ihram avant de monter. C'est votre guide qui décide où, et qui l'explique au groupe la veille au soir.

Attacher chaque trajet à un vol ou à un départ d'hôtel

Un transfert noté « mardi, 14h00 » est une supposition. Un transfert noté « vol XY 123, prévu à 02h10 » reste juste quand le vol bouge. Pour chaque trajet, notez ce dont il dépend :

• Accueil à l'aéroport : le numéro de vol et l'heure d'arrivée prévue. Donnez au chauffeur une heure qui laisse le temps au contrôle des passeports et aux bagages ; sur un vol de nuit complet, cela dépasse facilement une heure.
• Entre les deux villes : l'heure de départ d'un hôtel et l'heure d'arrivée dans le suivant. Partir à midi et arriver le soir, c'est bien. Arriver à 11h00 pour des chambres libérées à 16h00, c'est cinq heures dans un hall avec des pèlerins âgés.
• Retour à l'aéroport : l'heure de fermeture de l'enregistrement, puis, à rebours, la durée du trajet et une marge pour la circulation et la file des bagages.

Envoyez la même liste au chauffeur et à votre opérateur saoudien, et donnez au chauffeur un seul numéro à appeler : le numéro saoudien de votre guide, pas celui de votre agence à Lyon. Les horaires des hôtels viennent des mêmes accords que vos chambres — voir les allotements hôteliers à La Mecque et à Médine.

La liste des passagers et le comptage

Chaque véhicule part avec une liste nominative. Elle répond aux deux seules questions qui comptent sur la route : tout le monde est-il là ? et qui manque ?

• Les familles dans le même véhicule, et chaque pèlerin dans le même véhicule que son guide pendant tout le voyage.
• Des places attribuées seulement quand cela aide : sur les longs trajets, les pèlerins âgés près de la porte.
• Un comptage avant la fermeture des portes — par nom, par le guide. Pas « ça a l'air plein ».
• Une seule liste, toujours à jour. Le pèlerin qui annule en sort ; celui qui passe dans le second autocar y passe aussi sur le papier.

Un pèlerin « perdu » au début d'une ziyarat est le plus souvent dans le mauvais autocar. Une liste par véhicule, lue à voix haute, règle l'essentiel. Les mêmes noms partent dans la liste de la compagnie aérienne — voir les manifestes de vol pour groupes de pèlerins —, et la dernière semaine avant le départ se trouve dans la check-list avant le départ d'un groupe Omra. Pour le Hadj, le transport entre Mina, Arafat et Muzdalifa suit le planning du prestataire ; c'est l'objet du guide sur la gestion d'un groupe Hadj.

Ce que fait Ziyara — et ce qu'il ne fait pas

Dans Ziyara, Bus / Transferts réunit les deux moitiés du plan. Chauffeurs et véhicules est la liste de votre transport : la société, le chauffeur et son téléphone, le type de véhicule, la plaque et le nombre de passagers qu'il prend. Le Planning des transferts contient chaque trajet : le groupe, le type — accueil à l'aéroport, ziyarat, La Mecque – Médine, transfert vers l'aéroport —, le départ et l'arrivée, l'heure et le véhicule ; un transfert aéroport peut être relié au vol du groupe. Dans Passagers, Remplir les places installe les pèlerins du groupe dans le véhicule en un clic, jamais au-delà de ses places ; si le groupe a besoin de deux autocars, ajustez à la main. La Liste des passagers (PDF) va au chauffeur et au guide, et le pèlerin qui annule libère sa place automatiquement. La fiche de chaque guide contient son numéro saoudien, et les appels que les guides font dans l'application guide apparaissent dans l'onglet Présence du groupe.

Ce qu'il ne fait pas : Ziyara ne réserve ni autocars ni billets de train, n'est relié ni aux transporteurs, ni à Nusuk, ni au chemin de fer, et ne suit pas les véhicules. Il ne compte pas non plus les valises — notez le nombre de bagages dans les notes du transfert. Le transport est une ligne du prix du forfait ; le calculateur de prix de forfait Omra, gratuit, montre son effet sur votre marge, le guide d'achat du logiciel pour agences Omra et Hajj contient le reste de la check-list, et les prix sont sur la page des tarifs.

Questions fréquentes

Combien d'autocars faut-il pour un groupe Omra de 45 personnes ?

Un autocar de 49 ou 50 places prend 45 pèlerins et leur guide. Les bagages, eux, ne rentrent souvent pas avec, surtout au retour. Comptez les grandes valises à l'inscription ; s'il y en a plus que la soute n'en prend, ajoutez un fourgon à bagages plutôt qu'un second autocar.

Le train Haramain est-il un bon choix pour un groupe Omra ?

Pour les petits groupes peu chargés et pour les pèlerins âgés, souvent oui. Il faut tout de même un véhicule pour aller aux deux gares et en revenir — la gare de La Mecque est à 3,5 km de la Masjid al-Haram et celle de Médine à 9 km de la ville —, et chaque passager peut emporter une grande pièce de 25 kg maximum et un bagage à main.

Les pèlerins doivent-ils être en ihram dans le train de Médine à La Mecque ?

S'ils accomplissent l'Omra à leur arrivée, oui, et avant de monter : le train ne s'arrête à aucun miqat entre Médine et La Mecque. Un autocar s'arrête à Dhul Hulayfah, où les pèlerins peuvent se changer.

Qui organise le transport d'un groupe Omra en Arabie saoudite ?

Le plus souvent votre opérateur saoudien, dans le cadre des services sur place du forfait. Vous lui donnez le plan — vols, hôtels, nombre de personnes et de valises — et vous vérifiez que sa confirmation y correspond avant d'envoyer le programme aux pèlerins.

Que doit contenir la liste des passagers remise au chauffeur ?

Le groupe, le trajet et son heure, le véhicule, le numéro saoudien du guide et chaque passager par son nom, les familles regroupées, pour que le guide puisse compter à la porte.

Sources

• Haramain High Speed Railway — à propos : ligne, vitesse et distances entre les gares (en anglais)
• Haramain High Speed Railway — bagages (en anglais)
• Haramain High Speed Railway — gare de La Mecque et gare de Médine (en anglais)
• Haramain High Speed Railway — passagers en fauteuil roulant (en anglais)
• Saudipedia — miqat de Dhul Hulayfah (en anglais)